Nachhaltigkeitsberichterstattung leicht gemacht: Ein umfassender Leitfaden für Unternehmen

Mit wachsendem Interesse der Gesellschaft an Nachhaltigkeit steigt auch der Druck auf Unternehmen, ihre Geschäftstätigkeiten für eine nachhaltige Zukunft transparent offenzulegen. In den letzten Jahren hat sich die Nachhaltigkeitsberichterstattung zu einem unverzichtbaren Instrument entwickelt, um den Anforderungen und Erwartungen einer Vielzahl von Stakeholdern gerecht zu werden – von Investoren bis hin zu Kunden und regulatorischen Organen.

Durch die Nachhaltigkeitsberichterstattung fassen Unternehmen ihre ökologische, soziale und unternehmerischen Leistungen systematisch zusammen. Der Bericht zeigt transparent, wie sich das Unternehmen in den Bereichen Umwelt, Soziales und Governance (ESG) engagiert und welche Fortschritte es dabei erzielt.

Jahrelang gab es nur für Kapitalgesellschaften (und ihnen gleichgestellte Unternehmen) nach dem CSR-Richtlinie-Umsetzungsgesetz (CSR-RUG; deutsche Umsetzung der NFRD) eine Nachhaltigkeitsberichterstattung-Pflicht. Das hat sich jedoch seit 2023 durch die CSRD geändert, die damit die NFRD ablöst. Mehr Details, wie beispielsweise welche Unternehmen ab welchem Jahr berichten müssen, finden Sie in unserem umfassenden Blogartikel: CSRD Richtlinie.

Der Aufwand zur Nachhaltigkeitsberichterstattung kann sich aber auch aus anderen Gründen lohnen. Alles Wissenswerte samt Tipps für eine effizientere Nachhaltigkeitsberichterstattung sowie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung haben wir Ihnen in diesem Artikel zusammengetragen.

Ziele der Nachhaltigkeitsberichterstattung

Seit 2023 ist die Nachhaltigkeitsberichterstattung durch die Einführung der CSRD in der EU für große Unternehmen und auch für internationale Konzerne mit Niederlassungen in der EUverpflichtend geworden. Die CSRD stellt mithilfe der European Sustainability Reporting Standards (ESRS) sicher, dass Unternehmen einen einheitlichen Nachhaltigkeitsbericht erstellen. So können Stakeholder die Unternehmen auf Basis der verschiedensten Nachhaltigkeitskennzahlen miteinander vergleichen.

Aber nicht nur gesetzliche Anforderungen machen die Nachhaltigkeitsberichterstattung unerlässlich. Auch andere Stakeholder wie Investoren, Kunden und Mitarbeitende fordern eine klare und transparente Kommunikation zu ökologischen und sozialen Unternehmensaspekten.

Externe Faktoren für die Veröffentlichung von Nachhaltigkeitsdaten

Nachhaltigkeitskennzahlen (wie CO₂-Emissionen oder prozentualer Anteil der Mitarbeitenden nach Geschlecht) verbessern nicht nur die Transparenz, sondern stärken auch das öffentliche Vertrauen und die Reputation eines Unternehmens. Unternehmen, die umfassend und transparent berichten, positionieren sich als Vorreiter ihrer Branche und können ihr Image als verantwortungsvolle Akteure stärken.

Die Veröffentlichung eines Nachhaltigkeitsberichts verschafft Unternehmen zudem einen Wettbewerbsvorteil: Immer mehr Kunden und Geschäftspartner bevorzugen es, mit nachhaltig ausgerichteten Unternehmen zusammenzuarbeiten.

Interne Gründe für eine transparente Nachhaltigkeitsberichterstattung

Aber nicht nur externe Faktoren sprechen für eine ausführliche Nachhaltigkeitsberichterstattung: Heutzutage legen auch immer mehr Mitarbeitende Wert darauf, dass ihr Arbeitgeber sich nachhaltig engagiert. Durch eine transparente Berichterstattung können Unternehmen die Bindung der Mitarbeitenden stärken, was wiederum positive Effekte auf Loyalität, Motivation und letztlich die Produktivität hat.

Durch die regelmäßige Erstellung eines Nachhaltigkeitsberichts haben Unternehmen ihre ESG-Chancen und ESG-Risiken im Blickund können frühzeitig auf potenzielle Probleme reagieren. Dies ermöglicht eine kontinuierliche Verbesserung der Unternehmensstrategie in Bezug auf Nachhaltigkeit.

Die Kernelemente der Nachhaltigkeitsberichterstattung

Bei der Nachhaltigkeitsberichterstattung sollten Unternehmen neben quantitativen Daten auch auf qualitative Informationen aus dem ESG-Bereich achten. Dabei geht es nicht nur darum, Kennzahlen zu nehmen, sondern die für ihre Stakeholder relevanten Daten zu veröffentlichen. Als Unterstützung und für eine klar definierte Struktur eignen sich die verschiedensten Frameworks (z.B. GRI) – sofern Ihr Unternehmen aktuell noch nicht von der CSRD betroffen ist und sich noch nicht an die ESRS halten muss. Unabhängig davon sollte ein Nachhaltigkeitsbericht folgende Kernelemente enthalten:

Ressourcennutzung, Treibhausgasemissionen & Co.: Die Umweltkennzahlen im Nachhaltigkeitsbericht

Wie wirken sich die täglichen Unternehmensaktivitäten auf die ökologische Außenwelt aus? Wie hoch ist der ökologische Fußabdruck des Unternehmens? Diese und weitere Fragen sollen durch die Darstellung der Umweltkennzahlen im Nachhaltigkeitsbericht abgedeckt werden.

Neben Kennzahlen zu den Emissionen (Treibhausgasemissionen oder auch CO₂-Einsparungen) sind auch Daten über die Ressourcennutzung (Wasser- und Energieverbrauch) und um das Entsorgungsmanagement (Abfallaufkommen, Wiederverwertungsraten) in der Nachhaltigkeitsberichterstattung relevant. Mit Blick auf die ESRS sollte ein Nachhaltigkeitsbericht alle Scope 1-3 Emissionen (direkte und indirekte Emissionen sowie Emissionen entlang der Wertschöpfungskette) enthalten.

Der Faktor Mensch im Nachhaltigkeitsbericht: Soziale und Governance-Daten

Eine gute Nachhaltigkeitsberichterstattung befasst sich nicht nur mit den Umweltauswirkungen, sondern analysiert auch die Auswirkungen, die ein Unternehmen auf soziale und Governance-Faktoren hat. Hierbei werden Themen, die die eigene Belegschaft betreffen, wie auch ethische Faktoren zur eigenen Unternehmensführung behandelt. Beispiele für solche Kennzahlen sind:

• Soziale Kennzahlen: Fluktuationsquote, Krankheitsquote, Altersstruktur, Lohngleichheit, Gleichstellung, Unfallzahlen & Arbeitssicherheit
• Governance Kennzahlen: Frauenanteil in Führungspositionen, Weiterbildungsprogramme, Korruptionsbekämpfung, DSGVO-Richtlinien, Compliance-Regulationen

Diese Kennzahlen dienen dazu, dass Unternehmen darlegen, welche Maßnahmen sie ergreifen, um faire Arbeitspraktiken zu fördern und die soziale Verantwortung gegenüber ihren Mitarbeitenden und der Gesellschaft wahrzunehmen.

Herausforderungen und Best Practices in der Nachhaltigkeitsberichterstattung

Mal eben so einen Nachhaltigkeitsbericht erstellen – das sagt sich zwar leicht, ist aber je nach Unternehmensgröße meist ein Aufwand von mehreren Monaten und vielen, langen Arbeitstagen.

Die größte Herausforderung liegt in der korrekten und vollständigen Datensammlung aus den verschiedenen Geschäftsbereichen und Niederlassungen. Nachhaltigkeitsdaten werden in unterschiedlichen Einheiten gemessen und stammen aus verschiedensten Quellen (intern wie auch extern, durch z.B. Lieferanten). Sie weisen nicht alle eine klare, einheitliche Struktur auf, wie beispielsweise bei den sozialen Themen (Statusbericht zu den Arbeitsbedingungen). Am Ende stehen Nachhaltigkeitsexpert:innen vor einer Menge unübersichtlicher Daten und Informationen, die unterschiedlichste Terminologien und Maßeinheiten besitzen.

Jan-Niklas Möller, Nachhaltigkeitsmanager von WEPA, hat uns im Interview über Nachhaltigkeitsdaten erzählt, welche größten Herausforderungen das Nachhaltigkeitsteam von WEPA aktuell gegenübersteht:

"Wir mussten die Prozesse für unser Datenmanagement anpassen oder ganz neu schaffen.  

Wir mussten verstehen, welche Daten wir bereits haben, welche zusätzlichen Daten wir brauchen und wofür wir die Nachhaltigkeitsdaten verwenden wollen. Gleichzeitig erhalten wir immer mehr externe Anfragen, was bedeutet, dass die Menge der von uns benötigten Nachhaltigkeitsdaten ständig zunimmt."

Eine weitere große Herausforderung stellt die Wesentlichkeitsanalyse für den Nachhaltigkeitsbericht dar. Diese hilft Unternehmen, ihren Nachhaltigkeitsbericht auf die wesentlichen Themen zu reduzieren – und ist im Fall der CSRD verpflichtend für die Inhalte des ESRS-Nachhaltigkeitsberichts.

Herausforderungen, die bei der Nachhaltigkeitsberichterstattung aufkommen, lassen sich dank Digitalisierung durch automatisierte Software-Tools recht gut bewältigen.

Digitalisierung in der Nachhaltigkeitsberichterstattung

Durch den Einsatz digitaler Tools, die einzelne Schritte für die Nachhaltigkeitsberichterstattung übernehmen oder optimieren, können Unternehmen:

• die Prozesse optimieren
• die Effizienz der Mitarbeitenden erhöhen
• Kosteneinsparungen durch weniger manuellen Aufwand erreichen

Eine ESG-Reporting-Software, wie beispielsweise Sunhat, kann die zeitaufwendige Datensammlung und -Verwaltung übernehmen, sodass nicht nur der manuelle Aufwand für das Nachhaltigkeitsteam sinkt, sondern auch die Datengenauigkeit verbessert werden kann. Daten aus verschiedenen Quellen (Abteilungen, Niederlassungen, externe Partner) in unterschiedlichsten Maßeinheiten und Formaten (Texte, Zahlen, Dokumente) können so in einer Software gesammelt und verwaltet werden. Diese sind somit für die Nachhaltigkeitsberichterstattung – sei es nach GRI oder CSRD – direkt nutzbar. Zudem lassen sich die Daten auch schnell und einfach auf neue Reporting-Zeiträume aktualisieren und anpassen – der manuelle Aufwand für die Konsolidierung von Daten aus z.B. mehreren Excel-Dateien entfällt.

Sunhat, neben ein paar anderen Software-Lösungen für Nachhaltigkeitsberichterstattung, nutzt Künstliche Intelligenz (KI), um die Effizienz der Datenerhebung und -aufbereitung zu verbessern. So kann KI unstrukturierte Daten (z.B. Textdokumente, interne Richtlinien) in strukturierte Daten umwandeln, die dann für den Nachhaltigkeitsbericht oder Nachhaltigkeitsfragebögen eingesetzt werden können.

Wir zeigen Ihnen gern, wie Sie Ihre Datensammlung und -verwaltung für Ihre Nachhaltigkeitsberichterstattung effizienter gestalten können – mit KI, ganz DSGVO-konform: Buchen Sie jetzt eine unverbindliche Demo!

Nachhaltigkeitsbericht erstellen: Praktische Schritt-für-Schritt-Anleitung

Durch das gebündelte Wissen unserer Kunden mit langjähriger Erfahrung in der Nachhaltigkeitsberichterstattung haben wir wertvolle Einblicke erhalten und basierend darauf diese 11 empfohlenen Schritte für den Berichterstattungsprozess entwickelt:

1. Erstellung der Nachhaltigkeitsstrategie: Dies benötigt eine enge Abstimmung mit den verschiedenen Fachbereichen (z.B. HR, Arbeitssicherheit, Energie, …) und natürlich auch Ihrem Vorstand und dem Strategieteam. Die Nachhaltigkeitsstrategie sollte auf die Unternehmensstrategie einzahlen.
2. Planung des Budgets: Die Nachhaltigkeitsberichterstattung benötigt ein gewisses Budget, welches alle Kosten berücksichtigt (Kosten für die Erstellung, und auch für die Veröffentlichung, ggf. Agenturkosten).
3. Einbinden der Fachabteilungen: Das Nachhaltigkeitsteam benötigt für den Bericht Unterstützung aus verschiedenen Abteilungen und sollte diese frühzeitig mit einbinden.
4. Erstellung der Wesentlichkeitsmatrix: Genug Zeit für die Erstellung der doppelten Wesentlichkeitsmatrix (ggfs. nach CSRD) einplanen.
5. Datensammlung: Je nach Unternehmensgröße und -struktur kann die Datensammlung und Analyse sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Daher sollten Sie damit frühzeitig beginnen – mit einer Software-Lösung wie Sunhat können Sie dies effizienter vornehmen.
6. Erstellung des Projektplanes & Klärung der Verantwortlichkeiten: Erstellen Sie einen Projektplan und legen Sie Verantwortlichkeiten fest. Dies können sowohl Personen aus Ihrem Team sein, als auch Personen aus den Fachbereichen, wie z.B. HR, Compliance, Arbeitssicherheit und weitere.
7. Kick-off des Projektteams: Um den aktuellen Stand und Fortschritte im Blick zu behalten, sollten regelmäßig Abstimmungen erfolgen.
8. Sammelung der Inhalte und Texte: Verfassen des Berichts mit interner oder externer Unterstützung.
9. Planung der Freigabe- und Layoutprozesse: Das Design muss erstellt werden, Inhalte übertragen und Übersetzungen sowie Lektorat durchgeführt werden – planen Sie genügend Zeit ein für die internen und externen Freigabeprozesse.
10. Definition der Veröffentlichungs-Maßnahmen: Interne und externe Kommunikation an Stakeholder planen (Investoren, Kunden, Verbände, usw.).
11. Abschluss und Evaluierung: Abschlussmeeting mit Learnings für zukünftige Berichte.

Je nachdem, ob Sie die Design- und Text-Erstellung intern im Unternehmen übernehmen oder eine Agentur dafür beauftragen, sollten Sie für die entsprechenden Feedbackschleifen und das Lektorat nochmals mehr Zeit einplanen.

Ein Beispiel für eine Nachhaltigkeitsberichterstattung können Sie sich bei unserem Kunden, dem Hygienepapierhersteller WEPA, ansehen: WEPA Nachhaltigkeitsmanagement

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Fazit: Nachhaltigkeitsberichterstattung als Schlüssel für langfristigen Erfolg

Die Nachhaltigkeitsberichterstattung ist mehr Vertrauen von Kunden und Mitarbeitenden zu stärken. Unternehmen, die sich frühzeitig mit den Anforderungen auseinandersetzen und Best Practices umsetzen, werden langfristig von einer stärkeren Marktposition und einem besseren Image profitieren.

Vor allem Software-Lösungen, die KI im Einsatz haben, können die Nachhaltigkeitsberichterstattung effizienter gestalten und so dem Nachhaltigkeitsteam als hilfreiches Tool zur Seite stehen.

Sunhat erleichtert Unternehmen die Nachhaltigkeitsberichterstattung (nach CSRD und GRI) dank:

• der vereinfachten Datensammlung und -Verwaltung,
• der Verknüpfung von externen Anforderungen und internen Daten und
• optimierter Prozesse und Kollaboration zwischen den Fachbereichen.

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