WEPAs Ansatz zur Erfüllung der CSRD und weiterer Anforderungen rund um Nachhaltigkeit mit Sunhat

Die Situation

WEPA Vorreiter in Sachen Nachhaltigkeit: Hygienepapierhersteller WEPA

WEPA, ein 1948 gegründetes Familienunternehmen, hat sich von Anfang an der Nachhaltigkeit verschrieben. Spezialisiert auf die Herstellung und den Vertrieb von umweltfreundlichen Hygienepapieren, insbesondere aus Recyclingfasern, ist Nachhaltigkeit in der Unternehmenskultur und der zukunftsorientierten Strategie von WEPA fest verankert.

Im Einklang mit der Nachhaltigkeitsstrategie legt WEPA in der Produktion Wert auf die effiziente Nutzung von Rohstoffen, Maschinen und Prozessen. Mit rund 4.000 Mitarbeitenden produziert WEPA an 14 Standorten in ganz Europa. Im Rahmen der Nachhaltigkeitsstrategie ist das Unternehmen bestrebt, Transparenz, Vertrauen und Mehrwert für alle Beteiligten von den Mitarbeitenden bis zu den Kunden zu schaffen.

Um die interne Nachhaltigkeitsstrategie voranzutreiben, hat WEPA ein engagiertes und interdisziplinäres Nachhaltigkeitsteam etabliert. Das Team ist für die Formulierung und Umsetzung der Nachhaltigkeitsstrategie des Unternehmens sowie für die Einbindung interner und externer Stakeholder verantwortlich. WEPA verfolgt die ehrgeizige Vision, Branchenführer im Bereich Nachhaltigkeit zu werden. Um seine Ziele zu erreichen, nutzt das Unternehmen das Fachwissen des Nachhaltigkeitsteams und setzt aktiv eine Reihe von Nachhaltigkeitsinitiativen um.

Das Nachhaltigkeitsteam von WEPA erkannte früh die Notwendigkeit, sich proaktiv auf die bevorstehende EU Richtlinie zur Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen (Corporate Sustainability Reporting Directive, kurz CSRD) vorzubereiten, die in Form der Europäischen Standards für die Nachhaltigkeitsberichterstattung (European Sustainability Reporting Standards, kurz ESRS) umfangreiche und anspruchsvolle Anforderungen einführt.

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Die Herausforderung

Schaffung einer gemeinsamen Datenbasis für die neue EU-Richtlinie CSRD und weiterer Anforderungen

Unternehmen weltweit bereiten sich auf die Einführung der Richtlinie zur Nachaltigkeitsberichterstattung (CSRD) in Europa vor. Diese regulatorische Änderung führt eine Welle neuer und umfassender Berichtsstandards ein, die ESRS, die rasches Handeln verlangen. Im Rahmen der CSRD müssen Unternehmen sowohl ihre Auswirkungen auf die Menschen und den Planeten, einschließlich der Auswirkungen ihrer gesamten Lieferkette, als auch die Auswirkungen von Nachhaltigkeitsthemen auf ihren Unternehmenswert offenlegen.

Als sie mit der Planung der Berichterstattung für das Geschäftsjahr 2024 begannen, wurde dem Nachhaltigkeitsteam von WEPA der enorme Umfang der anstehenden Aufgabe bewusst. Die Berichterstattung erfordert eine große Anzahl von Datenpunkten, die nicht nur ihre eigenen Geschäftstätigkeiten, sondern auch die ihrer vor- und nachgelagerten Lieferketten betreffen.

Das Nachhaltigkeitsteam von WEPA erkannte schon früh, wie bedeutend robuste interne Datenerhebungs- und Verifizierungsprozesse sind, um qualitative und quantitative Daten so offenzulegen, dass sie den Standards der Richtlinie entsprechen. Hinsichtlich der Verpflichtung, alle Nachhaltigkeitsinformationen mit geprüften Daten und einer transparenten Dokumentation des Erhebungsprozesses zu präsentieren, wurde WEPA schnell bewusst, dass die administrative Arbeitsbelastung für das Nachhaltigkeitsteam mit der Umsetzung der CSRD erheblich ansteigen würde.

Angesichts der umfassenden Anforderungen war es für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung, einen optimierten Ansatz zu finden, um die bereits gesammelten Daten effektiv zu nutzen. Darüber hinaus sah sich die WEPA Gruppe mit zahlreichen anderen Nachhaltigkeitsanforderungen, wie EcoVadis oder CDP (Carbon Disclosure Project) konfrontiert, die in ihrer Gesamtheit eine erhebliche Belastung für die Zeit und die Ressourcen ihres Nachhaltigkeitsteams darstellten.

"Die Zahl der externen Anfragen hinsichtlich unserer Nachhaltigkeits-Performance nimmt stetig zu. Obwohl wir uns voll und ganz zur Transparenz verpflichtet haben, waren die internen Prozesse dafür noch sehr zeitaufwändig."

Gemeinsam mit WEPA Ventures* suchten sie daher nach einer Softwarelösung, mit der sie die Fülle der nachhaltigkeitsbezogenen Daten im Unternehmen voll ausschöpfen können, um die anstehenden gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, und gleichzeitig mehrere Anfragen effizient zu bearbeiten.

*WEPA Ventures, der Venture Capital Arm von WEPA, investiert in Start-ups in der Frühphase, die Innovationen in verschiedenen Bereichen der Nachhaltigkeit vorantreiben, darunter auch Nachhaltigkeitssoftware.

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Die Lösung

Der Sunhat-Moment

Einer der Hauptvorteile von Sunhat sind die in den Arbeitsbereich der Software eingebetteten Leitfäden zu den ESRS. Um den CSRD-Prozess zu vereinfachen, hat Sunhat die Fülle der ESRS auf überschaubare Komponenten heruntergebrochen, die effizient nacheinander abgearbeitet werden können.

Die praktische Anleitung in der Software erleichtert es WEPA, sich in den komplexen Standards der Richtlinie zurechtzufinden und eine genaue und konsistente Offenlegung von Nachhaltigkeitsinformationen zu gewährleisten. WEPA kann nun die Nachhaltigkeitsdaten im geforderten Format vorbereiten, wodurch der manuelle Arbeitsaufwand entfällt, um die umfangreichen Dokumente zu den Berichtsstandards zu durchsuchen und zu interpretieren.

Die Softwarelösung bietet dem Nachhaltigkeitsteam von WEPA einen zentralen Ort, an dem alle nachhaltigkeitsbezogenen Informationen und die entsprechende Dokumentation konsolidiert und gespeichert werden können. Dadurch wird sichergestellt, dass die Nachhaltigkeitsdaten jederzeit leicht zugänglich sind und das Team die Bearbeitung verschiedener Anforderungen und Anfragen rund um Nachhaltigkeit automatisieren kann.

Da sich die Daten an einem Ort befinden, kann WEPA relevante Informationen über alle CSRD-Offenlegungen hinweg effizient zusammenfassen und sinnvolle Datenverknüpfungen für jegliche Reporting-Anforderungen und Fragebögen herstellen. Diese Verknüpfung ermöglicht es ihnen, sich überschneidende Anforderungen zu erfüllen, Doppelarbeit zu minimieren und die Ressourcenzuweisung zu optimieren.

Wie WEPA Sunhat nutzt

Mit der Implementierung von Sunhat nutzt WEPA die Software, um ihre Prozesse für das Reporting und die Berichterstattung zu optimieren. Jan-Niklas, verantwortlich für das Nachhaltigkeitsdatenmanagement und -controlling, hat mit Hilfe der überschaubaren ESRS-Komponenten in der Software die Projektleitung für die Einführung der internen Prozesse übernommen

Da Sunhat eine nahtlose Zusammenarbeit im gesamten Team ermöglicht, kann Jan-Niklas einzelnen Teammitgliedern bestimmte Aufgaben oder ganze ESRS-Themenbereiche zuweisen. Um eine umfassende und genaue Berichterstattung zu gewährleisten, nutzt das gesamte Nachhaltigkeitsteam Sunhat, um Daten aus verschiedenen Abteilungen zu sammeln und greift dabei auf das Fachwissen und die Kenntnisse der technischen Experten an allen 14 europäischen WEPA-Standorten zurück.
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Die Einrichtung automatisierter Aufgaben für die Erfassung und Kontrolle innerhalb der Software reduziert den manuellen Aufwand und ermöglicht es den Teammitgliedern, sich auf wertschöpfende Aktivitäten zu konzentrieren. Durch die Automatisierung werden Prozesse zur Datenerfassung, Überprüfung und Berichterstattung optimiert, so dass das gesamte Nachhaltigkeitsteam wertvolle Zeit und Ressourcen spart.

"Sunhat unterstützt uns nun dabei, den manuellen Arbeitsaufwand erheblich zu reduzieren und gibt uns damit die Möglichkeit, uns voll und ganz auf die Verfolgung des Fortschritts unserer Nachhaltigkeitsziele und die Wertschöpfung aus unseren Erkenntnissen zu konzentrieren."

Ein bemerkenswertes Merkmal der Sunhat-Software ist die Fähigkeit, die Organisationsstruktur von WEPA abzubilden, indem die Daten auf Länder-, Betriebs- und weiteren Ebenen aufgenommen werden. Diese granulare Darstellung ermöglicht eine präzise Berichterstattung und Analyse und versetzt WEPA in die Lage, seine Nachhaltigkeitsprozesse effektiv auf die Organisationsstruktur abzustimmen sowie die Nachhaltigkeitsberichterstattung in die bestehende Finanzberichterstattung zu integrieren.

Die Ergebnisse

Die Potenziale der Daten für das Berichtswesen und die Anforderungen von Stakeholdern ausschöpfen

Durch die proaktive Vorbereitung auf die CSRD mit der Softwarelösung von Sunhat zeigt sich WEPA engagiert, den regulatorischen Änderungen immer einen Schritt voraus zu sein, während sie gleichzeitig in der Lage sind, ihre laufenden Nachhaltigkeitsinitiativen aufrechtzuerhalten und Zeit für Projekte zu gewinnen, die ihren Einfluss auf die Nachhaltigkeit erhöhen.

• Aktuelle Bibliothek: Die CSRD-Angaben in Sunhat werden verwendet, um eine zentrale Datenbank mit geprüften Antworten aufzubauen, die jederzeit einfach abgerufen, aktualisiert und gepflegt werden kann. Da es sich bei der Nachhaltigkeitsberichterstattung nicht um eine einmalige, sondern um eine wiederkehrende Aufgabe handelt, erleichtert dieser Ansatz die Einhaltung der CSRD in den Folgejahren.
  
  
• Neu eröffnete Möglichkeiten: Die Anforderungen an die Nachhaltigkeit enden nicht mit der Einführung der CSRD-Berichterstattung. Mit Sunhat kann WEPA die Antworten aus der CSRD-Berichterstattung problemlos wiederverwenden, um auf weitere Nachhaltigkeitsanforderungen ihrer Kunden zu reagieren, zum Beispiel der Anforderungen aus CDP oder auf EcoVadis Fragebögen. Sunhat sorgt für Konsistenz beim Austausch von Nachhaltigkeitsinformationen auf alle Anfragen von verschiedenen Interessengruppen.

• Konnektivität der Daten: Sunhat ermöglicht es, Daten aus verschiedenen Quellen wie dem Data Warehouse, bestehenden Berichten und MS Excel-Datensammlungen sowie weiteren internen Prozessen zu aggregieren. Durch die nahtlose Integration dieser Daten und Antworten auf andere Nachhaltigkeitsanforderungen gewährleistet Sunhat Genauigkeit und Kontinuität bei der Offenlegung aller Nachhaltigkeitsinformationen.