Letzte Aktualisierung am 1. April 2023
In aller Kürze
- Als Experte für Nachhaltigkeit in der Lieferkette sehen Sie sich mit einem steigenden Informationsbedarf von internen und externen Interessengruppen konfrontiert. Diese Anforderungen machen es erforderlich, dass Sie transparente, überprüfbare Antworten geben, um Geschäftsmöglichkeiten zu sichern und Ihren Ruf zu wahren.
- Die Verwaltung der umfangreichen Informationen, die zur Erfüllung dieser Anforderungen erforderlich sind, stellt Ihre größte Herausforderung dar.
- Um diesen steigenden Anforderungen proaktiv zu begegnen, sollten Sie diese Strategien in Betracht ziehen: Verstehen Sie die Perspektiven der Beteiligten, richten Sie klare Prozesse ein, arbeiten Sie effizient mit Kollegen zusammen, um Daten zu sammeln, und bewerten Sie regelmäßig die Fortschritte, um die Nachhaltigkeitsansätze bei Bedarf anzupassen.
- Verbessern Sie Ihre Bemühungen um Nachhaltigkeit durch den Einsatz von Software wie Sunhat. Dieses Tool automatisiert die Verwaltung von Anfragen, fördert die Zusammenarbeit, bietet Vorschläge für Antworten und verwaltet prüfungsfähige Nachweise. Auf diese Weise können Sie straffe, einheitliche Prozesse einrichten, die es Ihrem Team ermöglichen, sich auf die wichtigsten Initiativen zu konzentrieren.
Steigender Informationsbedarf von internen und externen Stakeholdern
Als Nachhaltigkeits- oder Qualitätsmanagementexperte in der [cg_add-class=text-color-bold-purple]Lieferkettenbranche[/cg_add-class=text-color-bold-purple] ist Ihnen der ständige Strom nachhaltigkeitsbezogener Informationsanforderungen von internen und externen Interessengruppen wahrscheinlich nicht fremd.
Ganz gleich, ob das Vertriebsteam Informationen über die nachhaltige Beschaffung eines Produkts benötigt, um eine weitere Angebotsanfrage eines Kunden zu beantworten, oder ob Ihre Kollegen aus dem Finanz- und Rechnungswesen Nachweise über die Umwelt-, Sozial- und Governance-Leistungen (auch unter ESG bekannt) des Unternehmens anfordern, es kann überwältigend sein, mit diesen Anfragen Schritt zu halten.
Da die Erwartungen und Anforderungen von Kunden, Investoren und Regierungen immer weiter steigen, wächst der Druck auf Lieferketten rapide.
Die Antworten an Ihre Stakeholder müssen überprüfbar und transparent sein. Dazu ist es erforderlich, Nachweise zu liefern und zu überprüfen sowie relevante Zusammenhänge und Erklärungen für Nachhaltigkeitsdaten zu managen. Wird dies nicht beachtet, können nicht nur Wachstumschancen verpasst werden, sondern es besteht auch die Gefahr, dass der Ruf des Unternehmens Schaden nimmt.
Die Herausforderung bei der Beantwortung mehrerer Ersuchen
Eine der größten Herausforderungen für die Nachhaltigkeitsteams in der Zuliefererindustrie besteht darin, diese Anforderungen zu erfüllen und gleichzeitig mit der großen Menge an Informationen fertigzuwerden, die gesammelt werden müssen.
Das manuelle Sammeln und Zusammenstellen von Antworten und zugehörigen Nachweisen sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens ist ein zeitaufwendiger Prozess, der unzählige Stunden mühsamer Arbeit erfordert.
Standardisierte Fragebögen und Ratings von Drittanbietern wie EcoVadis können eine nützliche und wichtige Informationsquelle für Ihre Stakeholder sein. Allerdings gibt es keine pauschale Antwort auf alle Anfragen. Selbst als zertifizierte Organisation müssen Sie für individuelle Kundenanfragen möglicherweise noch zusätzliche Informationen bereitstellen, die über das hinausgehen, was diese Fragebögen abdecken.
Die einzelnen Stakeholder haben jeweils ihre eigenen Schwerpunkte. Je nach Branche oder geografischem Standort können die Anforderungen von Ihren Kunden, Investoren oder Behörden zusätzlich variieren und sich außerdem schnell ändern. Darüber hinaus erhöht die Einhaltung der spezifischen technischen Formate von Bewertungen, Ratings und Reports für unterschiedliche Interessengruppen die Komplexität.
Wie Sie den ständig wachsenden Anforderungen einen Schritt voraus sind
Mit dem richtigen Ansatz können Sie bei der Erfüllung der Anforderungen Ihrer Kunden und anderer Stakeholder wertvolle Zeit sparen. Im Folgenden finden Sie einige Strategien, die Ihnen dabei helfen, die zunehmende Zahl von Stakeholder-Anfragen zu bewältigen:
1. Verstehen Sie die Sichtweise Ihrer Stakeholder
Um die Bedürfnisse Ihrer Stakeholder effektiv zu erfüllen, ist es wichtig, sie zu verstehen und Prioritäten zu setzen. Es ist essentiell, sich mit dem Format und den spezifischen Anforderungen vertraut zu machen, da die Anfragen der verschiedenen Interessengruppen unterschiedliche Schwerpunkte haben.
Bevor Sie mit der Vorbereitung der Antwort auf eine Anfrage beginnen, sollten Sie Ihre Stakeholder gut verstehen und über die Relevanz und Fristen in Zusammenhang mit ihren Anfragen nachdenken.
Fragen, die Ihnen helfen können, Ihre Stakeholder zu verstehen:
- Wie viele Ihrer Kunden und Partner haben sich Nachhaltigkeitsziele gesetzt und welchen Schwerpunkt haben sie? Wie viel Prozent des Umsatzes Ihres Unternehmens macht das aus?
- Welche nachhaltigkeitsbezogenen Themen und ESG-Fragen sind häufig in den Ausschreibungen ("Request for Proposal") enthalten, die bei Ihnen landen?
- Wer von Ihren Investoren stellt Fragen zu ESG, und warum?
- Welche gesetzlichen Vorschriften betreffen Sie und Ihre Stakeholder, und wann?
2. Klare Prozesse aufsetzen
Die Einführung klarer Prozesse und Protokolle für die Beantwortung von Stakeholder-Anfragen ist von entscheidender Bedeutung. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Anfragen effizient bearbeitet werden und die bereitgestellten Informationen korrekt und konsistent sind.
Die Entwicklung einer Reihe standardisierter Antworten auf häufig gestellte Fragen und standardisierter Arbeitsabläufe für die Erfassung von Antworten kann Ihnen helfen, jede Art von Anfrage effizient zu bearbeiten.
Behalten Sie den Überblick über alle Anfragen und stellen Sie sicher, dass Ihre Antworten einheitlich, genau und aktuell sind. Um dies zu erreichen, sollten Sie die folgenden Schritte beachten:
- Informationen zentral verwalten: Die zentralisierte Verwaltung all Ihrer Antworten und Nachweise bezogen auf Nachhaltigkeit an einem einzigen Ort ermöglicht es Ihnen, jederzeit auf angeforderte Nachhaltigkeitsdaten zuzugreifen. Dies kann sowohl qualitative Nachhaltigkeitsrichtlinien und -berichte als auch ESG-Leistungsindikatoren oder jede andere relevante Art von Informationen umfassen.
- Präsentieren Kontext zu Ihren Nachweisen: ESG-Nachweise sind am aussagekräftigsten, wenn sie in den Kontext der externen Anforderungen und des Fortschritts Ihres Unternehmens gestellt werden. Berücksichtigen Sie die verschiedenen Arten von Stakeholdern, mit denen Sie zu tun haben, wenn Sie Nachweise zu bestimmten Fragen in den Kontext stellen. Stimmen Sie Ihre Antworten auf die Erwartungen, Ziele und den Informationsbedarf Ihrer Stakeholder ab.
- Entwickeln Sie ein System: Um den Überblick über alle Anforderungen zu behalten, ist es wichtig, organisiert zu sein. Entwickeln Sie ein System, mit dem Sie jede Anfrage verfolgen können, einschließlich der Quelle, der benötigten Informationen und wann und wie die Anfrage erfüllt wurde. Erwägen Sie die Erstellung einer Reihe von Standardantworten, auf die Sie leicht zugreifen können, wenn Sie in Zukunft auf ähnliche Anfragen antworten müssen.
3. Arbeiten Sie mit Ihren Kollegen zusammen
Um einen Nachhaltigkeitsfragebogen mit prüffähigen Antworten auszufüllen, ist die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen von entscheidender Bedeutung. Nachhaltigkeitsinformationen und die dazugehörigen Nachweise sind oft über verschiedene Abteilungen und Funktionen innerhalb eines Unternehmens verstreut oder müssen von externen Partnern oder Lieferanten eingeholt werden.
Zur Erleichterung der Zusammenarbeit ist es wichtig, sich auf eine zentrale Kontaktstelle innerhalb der Organisation zu verlassen, die für die Koordinierung der Antworten und die Sammlung von Beweisdaten verantwortlich ist. Die Kollegen sollten eng mit dieser Person zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen gesammelt, genehmigt und rechtzeitig und korrekt eingereicht werden.
In vielen Fällen haben Ihre Kollegen vielleicht nicht viel Zeit oder Fachwissen für die Beantwortung von Nachhaltigkeitsfragebögen, daher ist es wichtig, ihnen klare Anweisungen und Fristen zu geben. Ein gemeinschaftlicher Arbeitsbereich, in dem Sie sich über die Dokumentation austauschen und zusammenarbeiten können, kann hilfreich sein.
Durch die Einrichtung klarer Kommunikationskanäle, Qualitätskontrollen und Genehmigungsverfahren werden umfassende, genaue und auditfähige Antworten gewährleistet. Dies ermöglicht eine zeitnahe Beantwortung von Stakeholder-Anfragen.
4. Reflektieren Sie Ihre Fortschritte und nehmen Sie Anpassungen vor
Die kontinuierliche Überwachung Ihrer Nachhaltigkeitsleistung kann Ihnen dabei helfen, Ihre Fortschritte zu verfolgen, verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.
Ihre Antworten auf ESG-Ratings und Nachhaltigkeitsfragebögen dienen Ihren Stakeholdern als Barometer für Ihre technischen Fortschritte im Bereich Nachhaltigkeit, auch mit Hinblick auf die verbundenen wesentlichen Risiken. Eine regelmäßige Reflektion und Anpassung Ihres Ansatzes ist der Schlüssel zum Erreichen Ihrer Nachhaltigkeitsziele.
Machen Sie einen Schritt zurück und bewerten Sie, wie gut Ihr derzeitiges Nachhaltigkeitsprogramm funktioniert. Machen Sie sich ein klares Bild von Ihren Fortschritten und verbesserungswürdigen Bereichen. Reflektieren Sie Ihr Stakeholder-Engagement und überlegen Sie, ob Sie Ihren Ansatz anpassen müssen, um die Interessen Ihrer Stakeholder besser mit Ihrer eigenen Strategie in Einklang zu bringen oder umgekehrt.
Auf diese Weise können Sie eine umfassendere Nachhaltigkeitsstrategie entwickeln , die auf den Erkenntnissen aus allen bei Ihnen eingehenden Nachhaltigkeitsanfragen beruht.
Nutzung von Software zur Einrichtung effizienter und zuverlässiger Prozesse
Die manuelle Beantwortung von Anfragen zur Nachhaltigkeit ist eine administrative und zeitaufwändige Aufgabe, zumal Sie sich darauf konzentrieren sollten, positive Auswirkungen zu erzielen und sinnvolle Veränderungen zu bewirken .
Deshalb kann der Einsatz einer Einsatz einer Softwarelösung für Nachhaltigkeitsfachleute, Qualitätsmanager und alle Teammitglieder, die sich mit der Beantwortung von Anfragen von Stakeholdern befassen, einen entscheidenden Unterschied machen.
Mit Hilfe von Technologie können Sie klare, effiziente Prozesse und Arbeitsabläufe einrichten, die den gesamten Prozess von der Erfassung der Anforderungen bis zur Vorbereitung und Pflege der angeforderten Informationen optimieren.
Sunhat hilft Ihnen und Ihrem Team, organisiert zu bleiben, um die Anforderungen der Stakeholder und die gesetzlichen Vorschriften zu erfüllen. Die Softwarelösung automatisiert das Management von Anfragen und bietet einen zentralen Arbeitsbereich für die Vorbereitung aller Antworten, während sie sicherstellt, dass Nachweise jederzeit prüffähig sind.
Sunhat ermöglicht es Ihnen:
- Eingehende Stakeholder-Anfragen zu früheren Anfragen zuzuordnen und automatische Antwortvorschläge zu erstellen
- Nachhaltigkeitsanträge in einer einheitlichen Ansicht zu konsolidieren
- Kollegen Aufgaben zuzuweisen und in einem intuitiven Arbeitsbereich zusammenzuarbeiten
- Den Fortschritt von Antworten zu verfolgen und Qualitätskontrollen durchzuführen
- Alle Arten von Anfragen zu Nachhaltigkeitsanforderungen unabhängig von ihrem Format zu importieren und exportieren
- Und vieles mehr 🙂
Das bedeutet, dass Sie Antworten und Nachweise problemlos für mehrere Anfragen wiederverwenden können, was Ihnen wertvolle Zeit und Mühe spart. Es stellt auch sicher, dass die Antworten in verschiedenen Fragebögen konsistent und bei der Übermittlung der Antwort überprüfbar sind. Darüber hinaus hilft Ihnen Sunhat dabei, Trends und Muster zu verfolgen, so dass Sie Ihre Nachhaltigkeitsstrategien und -ziele auf der Grundlage der Erkenntnisse aus allen bearbeiteten Anfragen steuern können.
Der Einsatz von Software zum Management von Nachhaltigkeitsanforderungen ist ein wichtiger Schritt für Nachhaltigkeitsteams, um effiziente Prozesse und Arbeitsabläufe zur Erfüllung der Anforderungen ihrer Stakeholder einzurichten. Auf diese Weise können Sie sich auf Ihre wichtigsten Aktivitäten und Initiativen konzentrieren, anstatt von manuellen Prozessen aufgehalten zu werden.
