Einsatz von ESG-Software für eine effiziente Beantwortung des EcoVadis-Fragebogens

Nachhaltigkeitsbewertungen wie EcoVadis werden für viele Unternehmen zur gängigen Praxis. Darüber hinaus ermöglicht die heutige Technologie den sofortigen Austausch von Informationen zwischen unterschiedlichen Standorten, sodass Kunden schnelle und professionelle Antworten auf Fragen zum Thema Nachhaltigkeit erwarten können.

Jahr für Jahr investieren viele Unternehmen viel Zeit, Geld und Ressourcen in die Durchführung einer EcoVadis-Bewertung. Eine EcoVadis-Bewertung ist ein wichtiger und oft erforderlicher Indikator, der sich auf aktuelle und zukünftige Kundenbeziehungen auswirkt.

In diesem Artikel lernen Sie einige Best Practices kennen, mit denen Sie die Antwortzeit für den EcoVadis-Fragebogen verkürzen und – was noch wichtiger ist – den immensen Zeit- und Ressourcenaufwand verringern können, den Ihr Nachhaltigkeitsteam jedes Jahr für diese Aufgabe aufwendet.

Die jährliche Beantwortung des EcoVadis-Fragebogens

Der EcoVadis-Fragebogen ist ein Bewertungsinstrument, das Unternehmen zur Selbstbewertung ihrer Nachhaltigkeitspraktiken nutzen. Er deckt vier Hauptbereiche ab: Umwelt, Arbeits- und Menschenrechte, Ethik sowie nachhaltige Beschaffung. Unternehmen beantworten Fragen und reichen entsprechende Nachweise (z. B. Richtlinien, Zertifikate) ein. Auf Basis der Antworten wird ein Nachhaltigkeitsrating erstellt, das Unternehmen hilft, ihre ESG-Leistung zu messen und zu verbessern. Das Ergebnis kann auch von Kunden und Geschäftspartnern genutzt werden, um die Nachhaltigkeitsperformance von Lieferanten zu bewerten.

Der jährliche Prozess beginnt in der Regel mit der Abstimmung im Team, idealerweise einige Monate im Voraus, um sicherzustellen, dass die Unternehmensdokumente parat und auf dem neuesten Stand sind. Diese sollten die aktuellsten Nachhaltigkeitskennzahlen enthalten und alle EcoVadis-Richtlinien befolgen. Nach dem Herunterladen des umfangreichen Fragebogens arbeiten Sie sich Frage für Frage durch und stimmen sich per E-Mail mit Ihren Kolleg:innen ab, bis alles vollständig bearbeitet ist.

Insgesamt wird der Prozess zur Beantwortung des EcoVadis-Fragebogens oftmals als anspruchsvoll, langwierig und sehr zeitaufwändig empfunden.

Der Erhalt des EcoVadis-Ratings motiviert Unternehmen, jedes Jahr Aufwand in die Fertigstellung des Fragebogens zu investieren. Mit Transparenz und der Verpflichtung zu nachhaltigkeitsorientierten Verbesserungen wird Ihr Unternehmen auf dem Markt wettbewerbsfähiger sein.

Um effiziente Prozesse für die Beantwortung des EcoVadis-Fragebogens zu etablieren, können Unternehmen eine ESG-Software einsetzen.

Wie ESG-Software hilft, die Herausforderungen des EcoVadis-Fragebogens zu meistern 

Selbst für Unternehmen, die bereits seit mehreren Jahren Erfahrung mit dem EcoVadis-Fragebogen haben, bleibt das Ausfüllen des jährlichen Fragebogens eine zeitintensive Herausforderung. Einige der Hindernisse, bei deren Überwindung Ihnen eine ESG-Software helfen kann, sind:

1. Suchen und Aktualisieren von früheren Antworten
2. Zusammenarbeit und Verteilung des Arbeitsaufwandes
3. Zuordnung und Pflege der Dokumentation
4. Einhaltung der Anforderungen an die Dokumentation
5. Aufbewahrung aktueller Dokumentation
6. Vorbeugen von Antwortunsicherheiten

In diesem Abschnitt werden wir uns mit jeder dieser Herausforderungen befassen und Best Practices zur Optimierung des EcoVadis-Antwortprozesses mit einer ESG-Software vorstellen.

1. Suchen und Aktualisieren von früheren Antworten

Herausforderung: In unternehmensinterne Systemen werden die Antworten auf die EcoVadis-Fragebögen oder auf ähnliche Nachhaltigkeits-Fragebögen aus dem laufenden Jahr nicht immer gespeichert. Infolgedessen müssen Sie bei vielen Fragen jedes Mal von vorne beginnen, was es schwierig macht, sich an die genauen Antworten vergangener Fragebögen zu erinnern oder diese zu finden. Dabei könnten diese oft nach einer einfachen Aktualisierung des Inhalts und der Werte wiederverwendet werden.

Best Practice: Entscheiden Sie sich für eine ESG-Software, die alle Ihre Antworten aus früheren Fragebögen strukturiert, speichert und kontinuierlich mit jeder neu eingehenden Frage aktualisiert. Durch das Speichern früherer Antworten, die einfache Suche und das Vorschlagen sowie Generieren von Antworten auf der Grundlage vorhandener Daten kann die ESG-Software von Sunhat Ihre Produktivität deutlich steigern. Ihre bisherigen Antworten dienen als Basis, um zu entscheiden, ob Sie die Antwort erneut verwenden oder in einer zukünftigen Antwort verbessern und aktualisieren möchten.

Wenn Sie den EcoVadis-Fragebogen zum ersten Mal beantworten:

Da die EcoVadis-Fragen in der Regel nach Unternehmensrichtlinien ("Policies"), Maßnahmen ("Actions") und wichtigen Leistungsindikatoren ("Key Performance Indicators") gegliedert sind, sollten Sie sich bei der Vorbereitung Ihrer Antworten an diese Struktur halten:

1. Policies: Formalisierte, regelmäßig überprüfte Erklärungen mit qualitativen und/oder quantitativen Zielen, die die Verpflichtung zur Nachhaltigkeit widerspiegeln und die Zuständigkeiten bis hin zu Definitionen von Maßnahmen zur Einhaltung umfassen.
2. Actions: Maßnahmen oder Aufgaben, die durchgeführt und kontrolliert werden müssen, um die Richtlinie zu erfüllen. Sie müssen regelmäßig überprüft werden und beschreiben, wie sie zur Minderung des Risikos beitragen.‍
3. Key Performance Indicators: KPIs sind Kennzahlen, die dazu verwendet werden, um den Fortschritt oder Erfolg eines Unternehmens zu messen. Sie helfen dabei, die Leistung im Hinblick auf festgelegte Ziele zu bewerten und potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Die in Sunhat eingebetteten Vorlagen leiten Sie durch den EcoVadis-Prozess und helfen Ihnen, potenzielle Lücken in einem bestimmten Themenbereich aufzudecken. Konzentrieren Sie sich zunächst auf die Bereiche, in denen Sie Daten und Nachweise von Ihren Kolleg:innen oder Geschäftspartnern sammeln müssen, da dies am längsten dauert und Follow-Ups erfordert.

Erstellen Sie auf Basis dieser Struktur eine Checkliste mit den erforderlichen Antworten und Unterlagen, die als Nachweise verwendet werden sollen, und berücksichtigen Sie dabei die folgenden Fragen:

• Welche Antworten und Belege kann ich sofort vorlegen?
• Welche Maßnahmen werden bereits durchgeführt, sind aber noch nicht dokumentiert?
• Wo muss ich meine Kolleg:innen oder Geschäftspartner bitten, Antworten und/oder Nachweise zu liefern?
• Welche Nachweise müssen aktualisiert werden?
• Welche Nachweise müssen von einer Führungskraft in Ihrem Unternehmen oder einem unabhängigen Dritten genehmigt werden?
• Sind alle Dokumente korrekt formatiert? Zeigen sie Ihr Firmenlogo, das Datum der Einführung und der letzten Überarbeitung sowie eine Unterschrift der Geschäftsleitung?

2. Zusammenarbeit und Verteilung des Arbeitsaufwandes

Herausforderung: Obwohl mehrere Kolleg:innen mit der EcoVadis-Plattform arbeiten können, bleibt die interne Kommunikation beim Sammeln und Vorbereiten der Antworten eine Herausforderung. Der Vorbereitungsprozess erfolgt häufig durch die Erstellung von intern geteilten Excel-Tabellen, die gemeinsam bearbeitet werden, um dann das Resultat zurück in die EcoVadis-Plattform zu übertragen. Bei so vielen Schritten allein zur Vorbereitung Ihrer Antworten ist dieser Prozess so mühsam, wie er klingt. Außerdem kann es schwierig sein, die einzelnen Fragen klar aufzuteilen und den Überblick darüber zu behalten, welche Fragen bereits beantwortet wurden.

Best Practice: Hier finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie Aufgaben rund um die Sammlung von Nachweisen in der ESG-Software Sunhat verwalten und steuern können:

• Weisen Sie ganze Fragen und Zuständigkeiten über die Software an andere Personen zu, die für die Erbringung der angeforderten Antworten und Nachweise verantwortlich sind
• Verwenden Sie die Kommentarfunktion in den Fragen, um Ihren Mitarbeitenden Ziele und Erwartungen in Bezug auf die einzelnen Fragen klar zu vermitteln
• Strukturieren Sie den gesamten Arbeitsaufwand und steuern Sie diesen zentral, um den Überblick über alle zu erledigenden Aufgaben zu behalten
• Legen Sie Fristen für die Sammlung und/oder das Update von Antworten und Nachweisen fest
• Versenden Sie automatisiert regelmäßige Erinnerungen und Follow-Ups

Mit einem nahtlosen System und einem kollaborativen Arbeitsbereich reduzieren Sie die Wartezeiten bei der Kommunikation und können direkt mit der Bearbeitung des EcoVadis-Fragebogens beginnen. Effiziente Kommunikation ist entscheidend, um Fragen standardisiert zu beantworten und sicherzustellen, dass Antworten und Dokumente den EcoVadis-Richtlinien entsprechen.

3. Zuordnung und Pflege der Dokumentation

Herausforderung: Es ist sehr zeitaufwendig, herauszufinden, welche Dokumente für jede Frage hochgeladen werden müssen. Einerseits kann ein und dasselbe Dokument als Nachweis für viele verschiedene Fragen verwendet werden, muss aber dennoch jedes Mal der entsprechenden Frage beigefügt und hochgeladen werden. Andererseits erfordern einige Fragen möglicherweise mehrere Dokumente, um die Frage vollständig zu beantworten.

Best Practice: Die Verwaltung ganzer Dokumente in einer ESG-Software kann Ihnen helfen, für jede Frage den passenden Kontext zu finden. Indem die ESG-Software von Sunhat die richtigen Seitenzahlen und Absätze aus der Dokumentation findet, nimmt es Ihnen diese redundante Aufgabe ab. Anstatt jedes Jahr aufs Neue die richtigen Berichte und Absätze für jede Frage zu finden, verknüpft die Software die Dokumente mit bestimmten Fragen. Darüber hinaus erinnert das System Sie daran, die erforderlichen Unterlagen im laufenden Jahr zu aktualisieren.

4. Einhaltung der Anforderungen an die Dokumentation

Herausforderung: EcoVadis bietet eine ausführliche Liste der erlaubten und nicht erlaubten Dokumenttypen. Bei den Dokumenten muss es sich um formelle Firmendokumente handeln, die kürzlich mit offiziellen Unterschriften aktualisiert wurden und den EcoVadis-Richtlinien für Größe und Format entsprechen. Es kann leicht passieren, dass man eine der Anforderungen übersieht und riskiert, dass eine Frage, die dieses Dokument verwendet, nicht bewertet wird.

Best Practice: Für die Erstellung neuer Dokumente stellt die Softwarelösung von Sunhat Vorlagen bereit, die Sie bei der Erfüllung der EcoVadis-Anforderungen unterstützen. Genauso wichtig ist es, dass Sie Ihre gesamte Dokumentation auf dem neuesten Stand halten. Auch dabei kann die ESG-Software unterstützen, indem sie auf mögliche Inkompatibilitäten oder notwendige Aktualisierungen hinweist.

Um die Dokumentationsrichtlinien von EcoVadis zu befolgen:

1. Stellen Sie sicher, dass alle Nachhaltigkeitsnachweise den Namen des Unternehmens, das Logo, das Datum der Umsetzung/der letzten Überprüfung und die Person, die sie genehmigt hat, enthalten.
2. Beachten Sie, dass die Nachweise mindestens drei Monate vor der Beantwortung des EcoVadis-Fragebogens in Kraft getreten sein müssen und nicht zum Zweck der EcoVadis-Beantwortung erstellt werden dürfen.
3. Kennen Sie die Gültigkeitsrichtlinien für die EcoVadis-Dokumentation und aktualisieren Sie Ihre Nachweise entsprechend
   -> Allgemeine Dokumentation (z. B. Richtlinien, Verfahren) ist 8 Jahre lang gültig
   -> KPI-Berichte sind 2 Jahre lang gültig

Beachten Sie, dass Sie mit konsolidierten Berichten wie Ihrem Nachhaltigkeitsbericht eine hohe Punktzahl erreichen können, während die Einreichung kombinierter Dokumente, die aus verschiedenen Unterdokumenten bestehen, nicht zulässig ist. Laut EcoVadis werden kombinierte Dokumente nur zum Zweck des Ratings erstellt und basieren daher nicht auf einem soliden Nachhaltigkeits-Managementsystem.

Tipp: Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente bereits vorhanden, gut strukturiert und für die Beteiligten leicht zugänglich sind. Darüber hinaus sollten die Dokumente die Umsetzung von Unternehmensrichtlinien (Policies) mit Verfahren, Umsetzungsplänen oder Arbeitsanweisungen unterstützen und aktuell sein.

5. Aufbewahrung aktueller Dokumentation

Die Herausforderung: Ohne ein gutes System zur Speicherung von Unterlagen und Daten müssen Sie viel Zeit aufwenden, um Informationen zu sammeln und die erforderlichen Dokumente wiederzufinden. Viele der für den Fragebogen benötigten Daten und Unterlagen stammen aus verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens, wie zum Beispiel der Personalabteilung oder der Geschäftsleitung. Daher ist es sehr zeitaufwändig und erfordert oft viele E-Mails oder Meetings, um jedes Jahr aktualisierte Daten und Unterlagen zu beschaffen.

Best Practice: Ein zentraler Ort, an dem Sie alle Ihre Unterlagen aufbewahren können und der für alle zuständigen Mitarbeitenden zugänglich ist, macht das Hin und Her von E-Mails zwischen Ihrem Nachhaltigkeitsteam und anderen Abteilungen überflüssig. Auf diese Weise haben Sie immer Zugriff auf frühere oder neue Versionen der Dokumentation. Mit der ESG-Software von Sunhat können Sie Zuständigkeiten verteilen, sodass jeder einen eigenen Schwerpunktbereich enthält und Änderungen sofort vornehmen und einsehen kann.

6. Vorbeugen von Antwortunsicherheiten

Herausforderung: Bei einem Fragebogen, der mehr als 100 Seiten umfassen kann, können leicht Fehler bei der Beantwortung, dem Anhängen der richtigen Unterlagen oder beim Upload aktueller Informationen auftreten. Da der EcoVadis-Fragebogen keinen direkten Feedback-Mechanismus enthält, werden Sie nicht benachrichtigt, wenn Sie ein nicht kompatibles Dokument einreichen. Dies kann dazu führen, dass Sie von den EcoVadis-Analyst:innen für diese Frage keine Punkte erhalten, obwohl die entsprechenden Nachweise möglicherweise an anderer Stelle vorgelegt wurden oder die Kennzahl einer weiteren Aktualisierung bedurfte.

Best Practice: Mit der Software von Sunhat können Sie Kontroll- und Genehmigungsmechanismen für jede Frage einführen, um die Antworten und die entsprechenden Nachweise zu überprüfen. Über die ESG-Software können Sie Aktualisierungsfristen einrichten und verfolgen, wann ein Dokument die Gültigkeitsdauer von EcoVadis überschritten hat, um sicherzustellen, dass Sie alle notwendigen Änderungen und Aktualisierungen rechtzeitig und vor der Übermittlung des Fragebogens vornehmen.

EcoVadis-Fragebogen effizient beantworten: Dank der ESG-Software von Sunhat

Die ESG-Software von Sunhat kann Ihnen einen großen Teil der Arbeit bei der Beantwortung Ihres EcoVadis-Fragebogens abnehmen.

Eine automatisierte ESG-Software,

• die Ihnen auf Basis früherer Antworten Vorschläge unterbreitet,
• all Ihre Antworten und Dokumente verwaltet und aktualisiert und
• die Beantwortung von Fragen internen und externen Mitarbeitern zuweist,

spart Ihnen viel Zeit ein und verringert Ihre operative Arbeitsbelastung während der Bearbeitung des EcoVadis-Fragebogens.

Sunhat bietet Ihnen eine solche Lösung.

Verwalten Sie Ihre Nachhaltigkeitsdaten, verteilen Sie Verantwortlichkeiten und ordnen Sie Ihre Dokumente und KPIs mit Sunhat den entsprechenden Fragen zu, um den Zeitaufwand für die Beantwortung des EcoVadis-Fragebogens zu reduzieren. Schauen Sie gern in die Erfolgsgeschichte von ZAGENO für genaue Details.

Wenn Sie mehr über Sunhat erfahren möchten, fordern Sie eine Demo an.