Zeit ist Geld: Wie Unternehmen den EcoVadis-Prozess revolutionieren können

Jedes Jahr stehen Unternehmen vor der Herausforderung, das EcoVadis-Rating zu bewältigen – sei es aus strategischen Überlegungen oder weil Kunden es verlangen. Der Prozess ist komplex, zeitintensiv und voller potenzieller Stolpersteine: Häufig fehlen klare Verantwortlichkeiten, es kommt zu Verzögerungen durch langwierige Abstimmungsprozesse, und die Anforderungen an Nachweise sind oft nicht transparent. Zudem erschweren manuelle und fehleranfällige Datenaufbereitungen den Fortschritt.

Um als Unternehmen den Aufwand für den nächsten EcoVadis-Fragebogen zu minimieren und gleichzeitig ein optimales Ergebnis zu erhalten, fassen wir in diesem Blogartikel die verborgenen Kosten übersichtlich zusammen und geben praxisnahe Empfehlungen zur Aufwands-Minimierung.

Die verborgenen Kosten des EcoVadis-Fragebogens

In der heutigen Geschäftswelt ist Nachhaltigkeit längst kein Nice-to-have mehr, sondern ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. EcoVadis hat sich als führender Standard für Nachhaltigkeitsbewertungen etabliert – doch hinter dem Fragebogen verbirgt sich ein ressourcenintensiver Prozess, der Unternehmen jährlich vor enorme Herausforderungen stellt.

Die Zahlen sprechen für sich: Zwischen 200 und 500 Stunden investieren Unternehmen jedes Jahr in den EcoVadis-Bewertungsprozess – ohne Garantie auf gute Ergebnisse. Dieser Zeitaufwand entsteht durch einen komplexen, mehrstufigen Verfahrens:

1. Erstellung von Nachweisen (20–50 Stunden)

Unternehmen stehen häufig vor der Herausforderung, die geforderten Nachweise zu identifizieren und korrekt zusammenzustellen. Dokumente wie Nachhaltigkeitsberichte, Arbeitsrichtlinien oder Lieferantenerklärungen liegen oft in verschiedenen Formaten vor oder sind veraltet. Zudem fehlen klare Standards, was akzeptiert wird und was nicht. Dies führt oft dazu, dass Unterlagen mehrfach überarbeitet oder ergänzt werden müssen.

2. Sammlung interner Daten (100–250 Stunden)

Dieser Schritt ist besonders zeitaufwändig, da Informationen aus Abteilungen wie Einkauf, Personalwesen oder Logistik eingeholt werden müssen. Ein typisches Problem ist die mangelnde Transparenz darüber, wer welche Informationen besitzt. Dies führt zu langwierigen Rückfragen und kann durch parallele Prozesse in den Abteilungen noch weiter verzögert werden. Zudem werden die Daten häufig in verschiedenen Formaten bereitgestellt, was zusätzlichen Aufwand bei der Zusammenführung verursacht.

3. Freigabeprozesse (30–75 Stunden)

Bei der Prüfung und Genehmigung der gesammelten Daten treten oft Abstimmungsschwierigkeiten auf. Verschiedene Stakeholder, wie Abteilungsleiter:innen oder externe Unternehmen, müssen eingebunden werden. Dabei führen unklare Verantwortlichkeiten oder überlappende Zuständigkeiten zu Verzögerungen. Häufig wird dieser Prozess durch fehlende Deadlines oder mangelnde Priorisierung weiter verlangsamt.

4. Anpassungen und Optimierung (30–75 Stunden)

Selbst nach der Sammlung und Freigabe der Daten müssen diese oft angepasst werden, um den spezifischen Bewertungsanforderungen von EcoVadis zu entsprechen. Typische Stolpersteine sind hier unvollständige oder nicht valide Daten, die nachträglich ergänzt werden müssen, sowie Missverständnisse über die genauen Bewertungsanforderungen, was zusätzlichen Abstimmungsbedarf verursacht.

5. Aufbereitung für die Einreichung (20–50 Stunden)

Die finalen Dokumente müssen in ein geeignetes Format gebracht und strukturiert im EcoVadis-Portal hochgeladen werden. Dabei kann es zu Herausforderungen kommen, insbesondere wenn Informationen aus unterschiedlichen Quellen, wie z. B. Excel-Dateien, konsolidiert werden müssen. Häufig ist es erforderlich, diese Daten in ein für EcoVadis passendes Dokumentenformat zu überführen und dabei sicherzustellen, dass die technischen Vorgaben, wie Dateigrößen und Formatierungen, eingehalten werden.

Die unsichtbaren Herausforderungen hinter dem EcoVadis-Fragebogen

Was macht den Prozess so zeitaufwändig? Es ist nicht nur die schiere Menge an benötigten Informationen, sondern vor allem auch die Komplexität der Abläufe. Für ein erfolgreiches EcoVadis-Rating benötigen Unternehmen präzise Daten, klare Strukturen und effiziente Prozesse. Nachhaltigkeitsmanager:innen sehen sich häufig mit folgenden Herausforderungen konfrontiert:

1. Toolvielfalt führt zu Ineffizienz: Von SAP über Excel und Word bis hin zu Teams und Outlook – jedes Tool hat seine eigene Logik, und die Daten müssen ständig zwischen verschiedenen Systemen transferiert werden.
   
2. Kommunikationsketten verzögern Entscheidungen: Die Abstimmung zwischen verschiedenen Abteilungen erfordert zahlreiche Meetings, E-Mails und Telefonanrufe – ein enormer Zeitfresser.
   
3. Manuelle Prüfprozesse erhöhen das Fehlerrisiko: KPIs müssen erhoben, Referenzen geprüft und Daten aktualisiert werden – alles Schritte, die bei manueller Durchführung fehleranfällig sind.
   
4. Datendiskrepanzen zwischen internen und externen Anforderungen: Was intern dokumentiert ist, entspricht oft nicht dem Format, welches EcoVadis erwartet – was zu zeitaufwändigen Anpassungen führt.
   

Wie Sie den EcoVadis-Prozess effizienter gestalten können

Angesichts dieser Herausforderungen stellt sich die Frage: Muss der EcoVadis-Prozess wirklich so zeitaufwändig sein? Die Antwort ist ein klares Nein.

Eine klare Struktur und der Einsatz einer ESG-Software können den Unterschied machen. Wie zum Beispiel die KI-gestützte Software Sunhat, die speziell entwickelt wurde, um den Prozess zur Beantwortung von ESG-Ratings wie EcoVadis oder auch CDP effizienter zu gestalten und gleichzeitig die Qualität der Ergebnisse zu steigern.

Wie unterstützt eine ESG-Software den EcoVadis-Prozess?

• Integrierte Prozesslandschaft statt Toolvielfalt:
  ESG-Software konsolidiert alle notwendigen Funktionen auf einer einzigen Plattform. Statt zwischen verschiedenen Excel-Dateien und Tools zu wechseln, fließen alle relevanten Informationen nahtlos zusammen. Dies eliminiert Datensilos und erhöht die Effizienz.
• Automatisierte Workflows statt manueller Schritte:
  Routineaufgaben wie das Einholen von Informationen aus verschiedenen Abteilungen oder die Prüfung auf Vollständigkeit und Konsistenz kann durch ESG-Software automatisiert werden. Dadurch werden wertvolle Ressourcen für strategische Aufgaben freigesetzt.
• Vergangene Antworten und Daten statt jährlicher Neuerfindung:
  ESG-Software nutzt vergangene Antworten, um Unternehmen so eine Grundlage für den neuen EcoVadis-Fragebogen zu liefern.
• Echtzeit-Kollaboration statt E-Mail-Pingpong:
  Die Zusammenarbeit wird durch integrierte Kollaborationsfunktionen revolutioniert. Alle Beteiligten arbeiten in einer gemeinsamen Umgebung, verfolgen den Status von Aufgaben in Echtzeit und können direkt kommentieren und freigeben – ohne zeitraubende E-Mails.
• Optimierung der Datenqualität:
  Durch Funktionen wie Lückenanalysen und Zugriff auf Vorlagen und Best Practices unterstützt ESG-Software Unternehmen dabei, ihre Datenqualität nachhaltig zu verbessern. Strukturierte Workflows sorgen für nachvollziehbare Prozesse und minimieren Fehlerquellen.

Sunhat geht über die allgemeinen Funktionen einer ESG-Software hinaus, indem es durch Expert:innen zugeschnittene Beratung anbietet. Neben den standardisierten Workflows und Vorlagen profitieren Unternehmen von einer integrierten Qualitätsprüfung durch erfahrene Nachhaltigkeitsexpert:innen. Diese Kombination aus Automatisierung und fachlichem Input macht Sunhat zu einer besonders leistungsfähigen Lösung für den EcoVadis-Prozess. 

So können Unternehmen, die mit Sunhat den EcoVadis Fragebogen beantworten, im Durchschnitt 8 bis 11 zusätzliche Punkte erzielen.

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“Wir investieren derzeit rund 40 bis 50 % unserer Zeit in Kundenanfragen wie EcoVadis. Durch den Einsatz von Sunhat können wir unsere Effizienz um 25 bis 30 % steigern – das bedeutet ein enormes Potenzial, das wir für mein Team freisetzen können.”

Brian Nash
Vice President, Corporate Sustainability
Ingredion

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Messbarer Erfolg: Was bedeutet eine ESG-Software für Ihr Unternehmen?

Die Implementierung einer ESG-Software wie Sunhat führt zu signifikanten Verbesserungen, die sich direkt auf Ihr Unternehmen auswirken:

• Zeitersparnis von bis zu 60 %: Was bisher 200-500 Stunden in Anspruch nahm, kann mit Sunhat in einem Bruchteil der Zeit erledigt werden.
• Höhere Rating-Ergebnisse: Durch konsistente Datenqualität und vollständigere Einreichungen können Unternehmen eine bessere EcoVadis-Medaille erreichen.
• Stressreduktion für das Team: Der sonst so gefürchtete EcoVadis-Prozess wird planbar und beherrschbar.
• Wissenserhalt trotz Personalwechsel: Das Wissen, alle Dokumente und Daten bleiben in der Software, nicht in den Köpfen einzelner Mitarbeiter:innen.

Vereinbaren Sie jetzt eine Demo und erfahren Sie, wie Sunhat auch Ihrem Nachhaltigkeitsteam zu mehr Effizienz und besseren Ratingergebnissen verhelfen kann.