SEDEX Audit: Die Grundlagen von SMETA und SAQ

Mit den neuen EU-Gesetzen zur Überwachung und Berichterstattung in der Lieferkette (CSDDD, EU-Taxonomie, CSRD), die 2023 und 2024 in Kraft getreten sind, suchen Unternehmen nach Drittorganisationen, die ESG-Risiken überwachen und die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen. Eine solche Drittorganisation ist der Social-Audit Anbieter Supplier Ethical Data Exchange (SEDEX) mit dem SEDEX-Fragebogen (SAQ).

In diesem Artikel finden Sie einen Leitfaden, der die Grundlagen und den Prozess zu SMETA erklärt, zeigt, was Sie von dem Verfahren erwarten können und beinhaltet eine Checkliste, die Ihr Unternehmen auf das effiziente Ausfüllen des SEDEX SAQ-Fragebogens vorbereitet.

Was ist der SEDEX Members Ethical Trade Audit (SMETA)?

SMETA ist eine Social-Audit-Methode, die von der gemeinnützigen Organisation Supplier Ethical Data Exchange (SEDEX) eingesetzt wird und Unternehmen bei der Verwaltung und Verbesserung ihrer Nachhaltigkeit und ethischen Praktiken in der Lieferkette unterstützt. SMETA, die Abkürzung für SEDEX Members Ethical Trade Audit, steht nur den Mitgliedern der gemeinnützigen Organisation zur Verfügung und bietet Unternehmen einen Überblick über ihre Leistungen in den Bereichen Arbeit, Gesundheit und Sicherheit, Umwelt und Ethik.

Das Social-Audit SMETA bewertet nicht nur die Sicherheit am Arbeitsplatz, sondern auch soziale und ethische Faktoren, sodass Unternehmen Verbesserungen vornehmen können, die ihren Arbeitnehmer:innen, der Umwelt sowie der Effizienz und Effektivität ihres Unternehmens zugutekommen.

Die Berichterstattung über ethische Faktoren wird in den Lieferketten immer wichtiger, da das Bewusstsein für und der Wunsch nach besseren Praktiken bei der Ressourcengewinnung, der Produktion und dem Vertrieb zunehmen. Infolgedessen werden Bewertungsinstrumente wie SMETA zu einer gängigen Anforderung der Kunden an ihre Lieferkette.

Kunden, die Sie auffordern, der SEDEX-Plattform beizutreten, wünschen eine transparente Kommunikation über Ihre Nachhaltigkeitsperformance und Ihre Risiken, die Sie folglich mit anderen Mitgliedern der Gemeinschaft oder Kunden, die ebenfalls Mitglieder der SEDEX-Community sind, teilen können.

Heute sind mehr als 75.000 Unternehmen aus den Bereichen Einzelhandel, Konsumgüter, Produktion, Landwirtschaft, Lebensmittel/Getränke und anderen Branchen Mitglieder von SEDEX.

Der SMETA-Prozess und die Gründe für eine Durchführung

Das Unternehmen mit Sitz im Vereinigten Königreich hat bereits über 300.000 SEDEX-Audits durchgeführt und seine Reichweite auf die ganze Welt ausgedehnt. Die häufigsten Kunden von SMETA sind große Fertigungsunternehmen und Unternehmen mit globalen Lieferketten, in der Regel in Europa, Asien und Nordamerika, die den Audit bei ihren Lieferanten einfordern.

Das SMETA-Verfahren umfasst eine detaillierte, ganzheitliche Überprüfung der Nachhaltigkeitsrichtlinien, -verfahren und -praktiken Ihres Unternehmens anhand einer Vor-Ort-Inspektion Ihrer Einrichtungen und Interviews mit einer Auswahl an Mitarbeitenden. Ein weiterer Fragebogen, ähnlich zu dem bereits beantworteten SAQ, kann weiterhin Teil des Audits sein.

Dieser Ansatz unterscheidet SMETA zwar von rein digitalen Bewertungsanbietern (wie EcoVadis), macht den Prozess aber auch langwieriger und zeitaufwändiger. Nach dem Audit erhalten Sie einen Bericht und einen Plan zur Mängelbeseitigung, der umsetzbare Schritte für Änderungen und Ziele enthält, zu denen Sie sich verpflichten.

Die SMETA-Schritte sind wie folgt:

1. SMETA-Audit-Vorbereitung

Lesen Sie das SMETA-Informationspaket vor dem Audit durch und füllen Sie es aus. Es enthält Einzelheiten zur Durchführung eines effizienten Audits und den Fragebogen zur Selbstbewertung (Self-Assessment Questionnaire, SAQ):

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2. Eröffnungssitzung für den Vor-Ort Audit

Der/die Prüfer:in wird Ihren Standort besuchen und wichtige Fragen klären:

• Besprechung der Standards, nach denen die Prüfung durchgeführt wird (Anforderungen des Basiskodexes, der ETI Base Code sowie andere geltende Gesetze und Vorschriften)
• Bestätigung der erforderlichen Dokumente und Richtlinien zur Unternehmensethik
• Klärung der Voraussetzungen (Grundriss des Gebäudes, Genehmigungen, Organisation der Mitarbeitenden-Gespräche)

Der ETI Base Code beinhaltet folgende Anforderungen:

1. Die Beschäftigung ist frei gewählt
2. Die Versammlungsfreiheit und das Recht auf Tarifverhandlungen werden geachtet
3. Die Arbeitsbedingungen sind sicher und hygienisch
4. Es darf keine Kinderarbeit eingesetzt werden
5. Es werden existenzsichernde Löhne gezahlt
6. Die Arbeitszeiten sind nicht übermäßig lang
7. Es wird keine Diskriminierung praktiziert
8. Eine reguläre Beschäftigung ist vorgesehen
9. Es ist keine harte oder unmenschliche Behandlung erlaubt

Die folgenden Dokumente sind für die Vorbereitung auf den Audit wichtig:

• Dokumentation der relevanten Managementsysteme und -prozesse
• Arbeitsverträge/schriftliche Beschäftigungsvereinbarungen
• Personalhandbuch und alle relevanten Dokumente, in denen die Unternehmensrichtlinien beschrieben sind
• Liste aller auf der Betriebsstätte verwendeten Chemikalien und Lösungsmittel
• Schulungsunterlagen
• Genehmigungen, Betriebslizenzen, Betriebsbescheinigungen, Versicherungen usw.
• Notfallmaßnahmen, Evakuierungsplan sowie Gesundheits- und Sicherheitsverfahren
• Relevante Schulungsnachweise, z.B. Arbeitssicherheit
• Zeit- und Gehaltsabrechnungen für die letzten 12 Monate

3. Der SMETA-Audit

Der SMETA-Audit erfolgt bei Ihnen vor Ort. Dabei führt der/die Prüfer:in folgende Punkte durch:

A) Besichtigung des Standorts: Beobachtung der physischen Bedingungen und Vergleich mit den geltenden Normen

B) Interviews

• Gespräche mit Manager:innen: Erörterung von Strategien und Verfahren sowie Reflektion der Umsetzung und Wirksamkeit der Verfahren
• Befragung von Arbeitnehmer:innen: Einzeln und in Gruppen, ohne Anwesenheit von Manager:innen; die Arbeitnehmer:innen haben die Möglichkeit, dem/der Interviewer:in die Erfahrungen und Ansichten über den Arbeitsplatz mitzuteilen
• Überprüfung der Unterlagen: Überprüfung der angeforderten Unterlagen, um zu bestätigen, dass offizielle Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften vorhanden sind

4. Abschlusstreffen

Nach dem physischen SMETA-Audit führen Sie mit Ihrem/Ihrer Prüfer:in ein Abschlussgespräch, in dem folgendes besprochen wird:

A) Besprechung der Ergebnisse des Audits:

• Nichteinhaltung von Vorschriften und deren Ursachen
• Mögliche Mängelbehebungen für die Nichteinhaltung der Vorschriften
• Ein vorgeschlagener Zeitrahmen für die Behebung der Mängel

B) Das Management unterzeichnet den Plan zur Mängelbeseitigung (Corrective Action Plan Report, kurz CAPR)

5. Ergebnisse des SMETA-Audits

Der SMETA-Bericht wird einige Tage nach Abschluss Ihres Audits auf die SEDEX-Plattform hochgeladen, und Kopien können an Kunden und Lieferanten weitergegeben werden.

Die Bewertung ist dabei wie folgt:

• NCs (Englisch: “non-conformances”/“non-compliances”; Nichtkonformitäten/ Verstöße): Vorschriften sind nicht konform bzw. nicht eingehalten worden
• Beobachtungen: es wurden keine Nichteinhaltungen (NCs) gefunden, denoch sieht der/die Prüfer:in das Risiko einer Nichteinhaltung in Zukunft
• Gute Beispiele: Vorschriften wurden über die Anforderungen hinaus erfüllt bzw. umgesetzt

Obwohl es keinen offiziellen Ablaufzeitraum gibt, entscheiden die Kunden in der Regel, wie oft ein Unternehmen sein Audit auffrischen sollte, je nachdem, wie gut er abgeschnitten hat und wie viel Verbesserung notwendig ist. In der Regel führt dies zu einer Wiederholung des Audits alle ein bis drei Jahre.

SMETA Methoden-Update in 2024

Die Bewertungsmethode des SMETA-Sozialaudits wird regelmäßig aktualisiert, um ihre Robustheit zu stärken, die Vergleichbarkeit mit anderen Standards zu verbessern und umsetzbare Einblicke für eine nachhaltigere Lieferkette zu bieten.

Um Compliance zu erleichtern und tiefere Einblicke in ESG-Risiken zu ermöglichen, wurde die SMETA-Methode in 2024 auf die aktuelle Version (7.0) verbessert. Dabei wurden die folgenden Punkte zur Methode hinzugefügt:

• Bewertung der Managementsysteme: Bei der Standort-Überprüfung wirft der/die Prüfer:in einen tieferen Blick in die Managementsysteme, um potenzielle ESG-Risiken in der Lieferkette und Möglichkeiten zur Verbesserung zu ermitteln.
• SMETA-Arbeitsplatzanforderungen: Spezifische Probleme mit dem ETI Base Code werden identifiziert, um einen einheitlichen Ansatz zur Einhaltung von Arbeitsnormen zu gewährleisten. Dabei werden Collaborative Action Required festgelegt:
• Ergebnisse zu Collaborative Action Required (CAR): Bei manchen Verstoßen und Problemen reicht die Bewertung anhand der NCs nicht aus, da diese eine komplexe und gemeinsame Lösung erfordert. CARs sind komplexere Probleme, die langfristige Mängelbehebungspläne benötigen (möglicherweise über mehrere Jahre).

SEDEX 2- oder 4-Säulen-Audit

Unternehmen können entscheiden, wie umfangreich der Audit ihrer Lieferanten (die zu bewerteten Unternehmen) aussehen soll. SEDEX unterscheidet dabei zwischen dem 2-Säumen-Audit und dem 4-Säulen Audit, wobei der letztere ein breites Verständnis über die Praktiken der Lieferanten ermöglicht.

Der 2-Säulen-Audit von SMETA stellt eine grundlegende Überprüfung eines Unternehmens dar und beinhaltet die zwei Kernbereiche Arbeit sowie Gesundheit und Sicherheit.

Der 4-Säulen-Audit ist eine umfassendere Prüfung eines Unternehmens. Der Audit begutachtet neben den grundlegenden Aspekten der Arbeit und der Gesundheit und Sicherheit auch umweltbezogene Aspekte und Aspekte der Geschäftsethik.

Ausfüllen des Fragebogens zur Selbstbewertung (SAQ)

Sobald ein Unternehmen Mitglied bei SEDEX wird, muss dieses den Fragebogen zur Selbsteinschätzung (Self-Assessment Questionnaire, SAQ) online ausfüllen. Mitglieder müssen nicht zwangsläufig ein SMETA-Audit durchführen – dies erfolgt nur, wenn die Kunden das von dem Unternehmen einfordern. Der SAQ-Fragebogen umfasst fünf Kategorien:

1. Arbeit: Arbeitsverträge, Arbeitszeiten, Löhne, Kinderarbeit, Zwangsarbeit, Diskriminierung
2. Gesundheit und Sicherheit: Notfallvorsorge, Erste Hilfe, Gesundheit am Arbeitsplatz
3. Umwelt: Energieverbrauch, Treibhausgasemissionen, Abfallwirtschaft, Wasserverbrauch
4. Unternehmensethik: Bestechung und Korruption, Lieferkettenmanagement, verantwortungsvolle Beschaffung
5. Management: Risikomanagement, Dokumentation, Berichterstattung

Ein Unternehmen kann den SAQ ausfüllen, um zu sehen, wo es steht und wie es im Vergleich zu seinen Mitbewerbern abschneidet. Das Unternehmen erhält so die notwendigen Informationen, um proaktiv Verbesserungen an seinen Geschäftspraktiken vorzunehmen.

• Durch den SAQ werden grundlegende Informationen über das Unternehmen anhand von Fragen zu den Themen Arbeit, Gesundheit und Sicherheit, Umwelt und Geschäftsethik weitergegeben.
• Begleitende Unterlagen müssen hochgeladen werden.
• Die Länge des Fragebogens hängt von den Faktoren des Unternehmens ab, z. B. von der Größe und dem Umfang der Arbeitsstätte.
• Es gibt keine Mindestanzahl von Fragen, die ein Unternehmen beantworten muss, um eine Risikobewertung zu erhalten.
• SEDEX empfiehlt, den SAQ alle 6 Monate zu aktualisieren.

Seit Mitte 2024 gibt es einen Environment Self-Assessment Questionnaire (ESAQ). Dieser konzentriert sich auf wichtige Umweltkennzahlen wie Wasserverbrauch, Treibhausgasemissionen und Abfallmanagement.

SAQ-Anpassungen in 2023

Im Jahr 2023 hat SEDEX den alten SAQ auslaufen lassen und eine neue Version eingeführt. Ziel der Aktualisierung des SAQs ist es, die Ausfüllzeit für die Unternehmen zu verkürzen und zu vereinfachen, damit die Einkäufer schnellere Ergebnisse erhalten. So gibt es weniger Fragen, die schwer zu erhebende Daten erfordern, eine bessere Anleitung und Klärung der Fragen sowie eine stärkere Angleichung an das SMETA, sodass die Unternehmen besser auf die Prüfung vorbereitet sind.

ESAQ-Einführung in 2024

Eine weitere Veränderung führte SEDEX in 2024 mit der Einführung eines neuen Fragebogens ESAQ (Environment Self-Assessment Questionnaire) ein. Der ESAQ zielt darauf ab, die Erfassung und Analyse von Umwelt- und Sozialdaten durch die SEDEX Plattform zu vereinfachen. Unternehmen können aufgefordert werden, neben dem SAQ auch den ESAQ zu beantworten.

Der ESAQ-Fragebogen deckt wesentliche Umweltkennzahlen wie Wasserverbrauch, Treibhausgasemissionen (Scope 1, 2 und 3) sowie Abfallmanagement ab und unterstützt Unternehmen dabei, Daten aus Bereichen wie Biodiversität, Entwaldung, Energie- und Chemikalienmanagement sowie Einhaltung nationaler und lokaler Vorschriften zu erfassen.

Durch das standardisierte Rahmenwerk des ESAQ wird die Vergleichbarkeit der Umweltleistung über die gesamte Lieferkette hinweg verbessert. Gleichzeitig ermöglicht die Integration in die SEDEX-Plattform eine nahtlose Verknüpfung mit anderen Fragebögen (SAQ-Daten).

Mit dem ESAQ erhalten Unternehmen eine ganzheitliche Sicht auf ihre Lieferkette, können Schwachstellen identifizieren und ihre Nachhaltigkeitsziele effektiver verfolgen.

Unsere Checkliste für eine optimale SAQ-Beantwortung

Bei der Beantwortung von SEDEX-Anfragen und -Anforderungen kann eine ESG-Software Unternehmen helfen, die erforderlichen Nachweise zu sammeln und zu verwalten, um den SAQ effizienter zu beantworten.

Der Einsatz einer ESG-Software, die alle zugehörigen Unterlagen an einem Ort speichert und Antwortvorschläge auf Grundlage früherer Bewertungen anbietet, erleichtert das Ausfüllen des gesamten SEDEX-Fragebogens.

Der SMETA-Audit-Prozess umfasst die Vorbereitung einer langen Liste von erforderlichen Unterlagen. Eine ESG-Software bietet einen zentralen Ort für die Speicherung der Dokumentation und gestaltet so den Prüfungsprozess effizienter.

Letztendlich spart der Einsatz einer ESG-Software Zeit und bereitet Sie besser auf Ihren SMETA-Audit vor. Hier sind einige der Möglichkeiten, wie die ESG-Software von Sunhat Sie beim SMETA-Prozess unterstützt:

• Schaffen Sie sich einen zentralen Ort, um Ihre Dokumentation und Richtlinien zu organisieren
• Verkürzen Sie die Zeit, die für die Zusammenstellung von Unterlagen für die Prüfung benötigt wird
• Stellen Sie die gesamte Dokumentation für den/die Prüfer:in zur Verfügung
• Pflegen Sie die benötigten Dokumente und halten Sie diese auf dem neuesten Stand
• Steigern Sie die Professionalität des Audits, wodurch Sie für zukünftige Kunden attraktiver werden

Wenn Sie daran interessiert sind, Sunhat für Ihren nächsten SAQ oder ESAQ für den SMETA-Audit zu verwenden, buchen Sie jetzt einen Demo-Termin.