SEDEX Audit: Die Grundlagen von SMETA und SAQ

Mit den neuen Gesetzen zur Überwachung der Lieferkette und zur Berichterstattung, die 2023 und 2024 in Kraft treten, suchen Unternehmen nach Drittorganisationen, die ESG-Risiken und die Einhaltung der Vorschriften in ihren Lieferketten überwachen. Viele nutzen den inzwischen bekannten Supplier Ethical Data Exchange (SEDEX), um Audits von ihren Lieferanten zu verlangen. Für das Social-Audit von SEDEX (SMETA) müssen diese Unternehmen einen Fragebogen ausfüllen, sich auf ein persönliches Audit vorbereiten und sich schließlich zu einem Verbesserungsplan verpflichten.

Als Lieferant ist das Ausfüllen des Fragebogens und die Vorbereitung auf das Audit keine leichte Aufgabe. Sie müssen Zeit darauf verwenden, die erforderlichen Unterlagen zusammenzutragen, ihre Richtigkeit zu überprüfen, Korrekturen vorzunehmen und mit Ihren Kolleg:innen zu kommunizieren, bevor Sie überhaupt mit dem Fragebogen beginnen.

Doch keine Sorge, in diesem Artikel finden Sie einen Leitfaden, der die Grundlagen und den Prozess zu SMETA erklärt, zeigt, was Sie von dem Verfahren erwarten können und beinhaltet eine Checkliste, die Ihr Unternehmen auf das effiziente Ausfüllen des Fragebogens vorbereitet.

Was ist der SEDEX Members Ethical Trade Audit (SMETA)?

SMETA ist eine Social-Audit-Methode, die von der gemeinnützigen Organisation Supplier Ethical Data Exchange (SEDEX) eingesetzt wird und Unternehmen bei der Verwaltung und Verbesserung ihrer Nachhaltigkeit und ethischen Praktiken in der Lieferkette unterstützt. SMETA, die Abkürzung für SEDEX Members Ethical Trade Audit, steht, wie der Name schon sagt, nur den Mitgliedern der gemeinnützigen Organisation zur Verfügung und bietet Unternehmen einen Überblick über ihre Leistungen in den Bereichen Arbeit, Gesundheit und Sicherheit, Umwelt und Ethik.

Ein Social-Audit wie SMETA bewertet nicht nur die Sicherheit am Arbeitsplatz, sondern auch soziale und ethische Faktoren, so dass Unternehmen Verbesserungen vornehmen können, die ihren Arbeitnehmer:innen, der Umwelt sowie der Effizienz und Effektivität ihres Unternehmens zugute kommen.

Die Berichterstattung über ethische Faktoren wird in den Lieferketten immer wichtiger, da das Bewusstsein für und der Wunsch nach besseren Praktiken bei der Ressourcengewinnung, der Produktion und dem Vertrieb zunehmen. Infolgedessen werden Bewertungsinstrumente wie SMETA zu einer gängigen Anforderung der Kunden an ihre Lieferkette. Kunden, die Sie auffordern, der SEDEX-Plattform beizutreten, wünschen eine transparente Kommunikation über Ihren Nachhaltigkeitsstatus und Ihre Risiken, die Sie folglich mit anderen Mitgliedern der Gemeinschaft oder Kunden, die ebenfalls Mitglieder der SEDEX-Community sind, teilen können. Heute sind mehr als 75.000 Unternehmen aus den Bereichen Einzelhandel, Konsumgüter, Produktion, Landwirtschaft, Lebensmittel/Getränke und anderen Branchen Mitglieder von SEDEX.

Der SMETA-Prozess und die Gründe für eine Durchführung  

Das Unternehmen mit Sitz im Vereinigten Königreich hat bereits über 300.000 SEDEX-Audits durchgeführt und seine Reichweite auf die ganze Welt ausgedehnt. Die häufigsten Nutzer:innen von SMETA sind große Fertigungsunternehmen und Unternehmen mit globalen Lieferketten, in der Regel in Europa, Asien und Nordamerika. Da SEDEX eine große Anzahl von Mitgliedern hat, können Ihre Informationen an viele relevante Unternehmen weitergegeben werden, was das Potenzial hat, Vertrauen und mehr Kunden zu gewinnen.

Das SMETA-Verfahren umfasst eine detaillierte, ganzheitliche Überprüfung der Nachhaltigkeitsrichtlinien, -verfahren und -praktiken Ihres Unternehmens anhand eines Online-Fragebogens sowie eine Vor-Ort-Inspektion Ihrer Einrichtungen und Interviews mit allen Mitarbeitenden. Dieser Ansatz unterscheidet SMETA zwar von rein digitalen Bewertungsanbietern (wie EcoVadis), macht den Prozess aber auch langwieriger und zeitaufwändiger. Nach dem Audit erhalten Sie einen Bericht und einen Plan für Abhilfemaßnahmen, der umsetzbare Schritte für Änderungen und Ziele enthält, zu denen Sie sich verpflichten müssen.

Die SMETA-Schritte sind wie folgt:

1. Audit-Vorbereitung

Lesen Sie das Informationspaket vor dem Audit durch und füllen Sie es aus. Es enthält Einzelheiten zur Durchführung eines effizienten Audits und den Fragebogen zur Selbstbewertung (Self-Assessment Questionnaire, SAQ): 

Fragebogen zur Selbsteinschätzung (SAQ)

• Geben Sie grundlegende Informationen über Ihr Unternehmen anhand von Fragen zu den Themen Arbeit, Gesundheit und Sicherheit, Umwelt und Geschäftsethik weiter.
• Begleitende Unterlagen müssen hochgeladen werden.
• Die Länge des Fragebogens hängt von den Faktoren des Unternehmens ab, z. B. von der Größe und dem Umfang der Arbeitsstätte.
• Es gibt keine Mindestanzahl von Fragen, die Sie beantworten müssen, um Ihre Risikobewertung zu erhalten.
• SEDEX empfiehlt, dass Sie Ihren SAQ alle 6 Monate aktualisieren.

2. Eröffnungssitzung

Der/die Auditor:in wird Ihren Standort besuchen und wichtige Fragen besprechen:

• Erläutern Sie die Standards, nach denen die Prüfung durchgeführt wird (Anforderungen des Basiskodexes (ETI Base Code) und andere geltende Gesetze und Vorschriften)
• Bestätigen Sie erneut die erforderlichen Dokumente und die Politik der Unternehmensethik
• Klären Sie die Voraussetzungen (Grundriss, Genehmigungen, Mitarbeitergespräche organisieren)

ETI Base Code:

1. Beschäftigung ist frei gewählt
2. Die Versammlungsfreiheit und das Recht auf Tarifverhandlungen werden geachtet
3. Die Arbeitsbedingungen sind sicher und hygienisch
4. Kinderarbeit darf nicht eingesetzt werden
5. Es werden existenzsichernde Löhne gezahlt
6. Die Arbeitszeiten sind nicht übermäßig lang
7. Es wird keine Diskriminierung praktiziert
8. Eine reguläre Beschäftigung ist vorgesehen
9. Es ist keine harte oder unmenschliche Behandlung erlaubt

Checkliste für notwendige Dokumente zur Vorbereitung auf den Audit:

• Dokumentation der relevanten Managementsysteme und -prozesse
• Arbeitsverträge/schriftliche Beschäftigungsvereinbarungen
• Mitarbeitendenhandbuch und alle relevanten Dokumente, in denen die Unternehmensrichtlinien beschrieben sind
• Eine Liste aller auf der Betriebsstätte verwendeten Chemikalien und Lösungsmittel
• Schulungsunterlagen
• Genehmigungen, Betriebslizenzen, Betriebsbescheinigungen, Versicherungen usw.
• Notfallmaßnahmen, Evakuierungsplan sowie Gesundheits- und Sicherheitsverfahren
• Zeit- und Gehaltsabrechnungen für die letzten 12 Monate

3. Der SMETA-Audit

A) Besichtigung des Standorts: Beobachtung der physischen Bedingungen und Vergleich mit den geltenden Normen

B) Interviews

• Gespräche mit Manager:innen: Erörterung von Strategien und Verfahren sowie Reflektion der Umsetzung und Wirksamkeit der Verfahren
• Befragung von Arbeitnehmer:innen: Einzeln und in Gruppen, ohne Anwesenheit von Manager:innen; die Arbeitnehmer:innen haben die Möglichkeit, dem/der Interviewer:in die Erfahrungen und Ansichten über den Arbeitsplatz mitzuteilen

• Überprüfung der Unterlagen: Überprüfung der angeforderten Unterlagen, um zu bestätigen, dass offizielle Maßnahmen zur Einhaltung der Vorschriften vorhanden sind

4. Abschlusstreffen

A) Besprechung der Ergebnisse der Prüfung:

• Nichteinhaltung von Vorschriften und deren Ursachen
• Mögliche Abhilfemaßnahmen für die Nichteinhaltung der Vorschriften
• Ein vorgeschlagener Zeitrahmen für die Behebung von Problemen

B) Das Management unterzeichnet den Plan für Abhilfemaßnahmen (CAPR)

5. Ergebnisse

• Der SMETA-Bericht wird einige Tage nach Abschluss Ihres Audits auf die SEDEX-Plattform hochgeladen, und Kopien können an Kunden und Lieferanten weitergegeben werden.
• Obwohl es keinen offiziellen Ablaufzeitraum gibt, entscheiden die Kunden in der Regel, wie oft ein Unternehmen sein Audit auffrischen sollte, je nachdem, wie gut er abgeschnitten hat und wie viel Verbesserung notwendig ist. In der Regel führt dies zu einer Wiederholung des Audits alle 1 bis 3 Jahre.

Ausfüllen des Fragebogens zur Selbstbewertung (SAQ)

Der erste Schritt im SMETA-Prozess ist der Fragebogen zur Selbstbewertung (Self Assessment Questionnaire, SAQ). Der Fragebogen umfasst fünf Kategorien:

1. Arbeit - Arbeitsverträge, Arbeitszeiten, Löhne, Kinderarbeit, Zwangsarbeit, Diskriminierung
2. Gesundheit und Sicherheit - Notfallvorsorge, Erste Hilfe, Gesundheit am Arbeitsplatz
3. Umwelt - Energieverbrauch, Treibhausgasemissionen, Abfallwirtschaft, Wasserverbrauch
4. Unternehmensethik - Bestechung und Korruption, Lieferkettenmanagement, verantwortungsvolle Beschaffung
5. Management - Risikomanagement, Dokumentation, Berichterstattung

Ein Unternehmen kann den SAQ ausfüllen, um zu sehen, wo er steht und wie er im Vergleich zu seinen Mitbewerber:innen abschneidet, und erhält so die notwendigen Informationen, um proaktiv Verbesserungen an seinen Geschäftspraktiken vorzunehmen.

SAQ-Aktualisierungen im Jahr 2023

Im Jahr 2023 hat SEDEX den alten SAQ auslaufen lassen und eine neue eingeführt. Diese Änderungen betreffen Warenanbieter oder Unternehmen, die physische Artikel für Kunden vom Rohmaterial bis zum Endprodukt herstellen, und betreffen nicht die Anbieter von Dienstleistungen und Arbeitskräften oder Agenten. Ziel der Aktualisierung des SAQs ist es, die Ausfüllzeit für die Unternehmen zu verkürzen und zu vereinfachen, damit die Einkäufer schnellere Ergebnisse erhalten. So gibt es weniger Fragen, die schwer zu erhebende Daten erfordern, eine bessere Anleitung und Klärung der Fragen sowie eine stärkere Angleichung an das SMETA, so dass die Unternehmen besser auf die Prüfung vorbereitet sind.  

Einige Elemente des neuen SAQs sind wie folgt:

• The maximum number of questions for Goods Providers have been reduced from 286 to 158; the maximum for the smallest sites (<10 workers) are 52 questions  
• Ab dem Start sind die Fragebögen in Englisch, Chinesisch, Spanisch, Japanisch, Türkisch und Vietnamesisch verfügbar.
• Antworten aus dem alten SAQ können nicht auf den neuen übertragen werden, und der gesamte Fragebogen muss neu ausgefüllt werden.
• Der neue SAQ kann nicht offline ausgefüllt werden.
• Es gibt nach wie vor keine Mindestanzahl ausgefüllter Fragen, um eine Risikobewertung zu erhalten. 

Die Änderungen an der SAQ wurden in drei Phasen im Jahr 2023 veröffentlicht, um sicherzustellen, dass sich die Mitglieder auf die SAQ im Jahr 2024 einstellen konnten. Die erste Phase begann am 17. Mai 2023, die neue SAQ wurde für alle neuen und alle bestehenden Lieferantenstandorte verfügbar , die ihre SAQ im Jahr 2023 noch nicht begonnen hatten. Die zweite Phase begann im dritten Quartal 2023 und machte die neue SAQ für alle bestehenden Käufer/Lieferanten und Lieferantenstandorte verfügbar. Die dritte und letzte Phase wurde Ende 2023 mit der Implementierung eines KPI-Dashboards für Einkäufer und der Vorbefüllung von SMETA-Berichten mit SAQ-Daten eingeleitet.

Die Änderungen sind sehr wichtig, da die Daten des alten SAQs nach der Einführung der neuen SAQ nach sechs Monaten verfallen. Daher müssen die Unternehmen schnell reagieren und ihre Antworten aktualisieren. Da zwischen den einzelnen Antwortzeiträumen nur wenig Zeit liegt, kann die Unterstützung durch ein automatisiertes Systemden Zeitaufwand für die Bearbeitung der SEDEX-SAQ erheblich verringern.

Die Sunhat-Checkliste für Ihre SMETA-Vorbereitung

Bei der Beantwortung von SEDEX-Anfragen und -Anforderungen kann Sunhat den Unternehmen helfen, die erforderlichen Nachweise zu sammeln und zu verwalten, um den SAQ effizienter zu beantworten. Es wird empfohlen, alle Fragen auszufüllen, obwohl es keine Mindestanzahl an ausgefüllten Fragen gibt, um ein Ergebnis zu erhalten.

Der Einsatz einer automatisierten Software, die alle zugehörigen Unterlagen an einem Ort speichert und Antwortvorschläge auf der Grundlage früherer Bewertungen anbietet, kann das Ausfüllen des gesamten Fragebogens erheblich erleichtern, ohne dass Sie frustriert sind und vorzeitig aufgeben. Dies erhöht Ihre Chancen auf eine bessere Punktzahl und verringert den Stress, der mit dem langwierigen Fragebogenprozess und den häufigen Verlängerungsfristen einhergeht.

Zusätzlich zu den SAQ umfasst der Vorprüfungsprozess die Vorbereitung einer langen Liste von erforderlichen Unterlagen. Anstatt stundenlang wertvolle Arbeitszeit damit zu verbringen, E-Mails zwischen verschiedenen Abteilungen und Managementteams hin- und herzuschicken, um die erforderlichen Informationen zu finden und zusammenzustellen, könnte ein automatisiertes System einen zentralen Ort für die Speicherung der Dokumentation bieten und so den Vorprüfungsprozess effizienter gestalten.

Letztendlich spart der Einsatz automatisierter Software im Vorauditprozess Zeit und bereitet Sie besser auf Ihr SMETA-Audit vor. Mit der Sunhat-Plattform können sich Unternehmen mit Zuversicht auf Social-Audits vorbereiten. Hier sind einige der Möglichkeiten, wie Sunhat Sie durch den SMETA-Prozess unterstützen kann:

• Schaffen Sie sich einen zentralen Ort, um Ihre Dokumentation und Richtlinien zu organisieren
• Lassen Sie sich durch den Prozess des SAQ führen und automatisieren Sie den Prozess anhand von Eingaben aus früheren Berichten und der vorhandenen Dokumentation in der Plattform
• Verbessern Sie die Geschwindigkeit, mit der Sie den SAQ ausfüllen können
• Verkürzen Sie erheblich die Zeit, die für die Zusammenstellung von Unterlagen für die Prüfung benötigt wird
• Der Sunhat Export stellt dem/der Auditor:in die gesamte Dokumentation an einem Ort zur Verfügung
• Sunhat kann Ihnen dabei helfen, die für die Prüfung benötigten Dokumente zu pflegen und auf dem neuesten Stand zu halten
• Steigern Sie die Professionalität des Audits, wodurch Sie für zukünftige Kunden attraktiver werden

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