Die Situation

Nachhaltige Lieferkette vom Ursprung zur Röstung

Rehm & Co. steht für Spezialitätenkaffee, der einen großen Kundenstamm von Röstereien bedient, die sich für eine nachhaltigere Kaffeeversorgung einsetzen. Sie beziehen ihren Kaffee von sorgfältig ausgewählten Erzeugern aus fast allen Kaffeeregionen weltweit.

Ihr Netzwerk von Kaffeeproduzenten ist vollständig rückverfolgbar und stützt sich auf starke Beziehungen rund um den Globus. Durch zahlreiche Nachhaltigkeitsinitiativen mit ihren Partnern haben sie erhebliche Fortschritte bei der Verbesserung sozialer und ökologischer Aspekte vom Ursprung her erzielt.

Wir glauben an die Bedeutung einer engen Zusammenarbeit und Kommunikation mit unseren Kunden. Unser Team ist bestrebt, auf alle ihre Wünsche und Anforderungen in Bezug auf Nachhaltigkeit einzugehen und arbeitet sorgfältig daran, verifizierte Nachweise für unsere gemeinsamen Bemühungen mit unseren Lieferanten, den Kaffeeproduzenten, zu erbringen.

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Die Herausforderung

Bewältigung einer großen Anzahl von Anfragen zum Thema Nachhaltigkeit

Eine große Herausforderung war es, die Vielzahl der individuellen Kundenfragen zu den ethischen und nachhaltigen Beschaffungsstandards zu bearbeiten. Rehm & Co. erhält im Laufe des Jahres von den Röstereien verschiedene Anfragen zur Überprüfung von Nachhaltigkeitskriterien. Da die Nachhaltigkeitsanforderungen von Kunde zu Kunde unterschiedlich sind, muss das Team verschiedene Datenpunkte von einer großen Anzahl Kaffeelieferanten sammeln.

Insbesondere die Nachhaltigkeitsanforderungen ihrer wichtigsten Kunden variieren aufgrund der unterschiedlichen Nachhaltigkeitsstrategien oder -schwerpunkte, was sich auch in ihren Fragebögen zum Thema Nachhaltigkeit widerspiegelt. Daher hat das Team von Rehm & Co. für jeden Kundenfragebogen individuelle Antworten und Dokumente zusammengestellt. 

Darüber hinaus müssen die Informationen und Daten für die Antworten aktuell sein und vor Versand jeder Antwort überprüft werden. Für die Datenerhebung bei den Kaffeeproduzenten wurden bislang Tabellen per E-Mail hin-und hergeschickt, was sich angesichts der steigenden Zahl nachhaltigkeitsbezogener Anforderungen als sehr arbeitsintensiv erwies.

Nach der Erfassung der Daten von den Kaffeeproduzenten musste das Team diese entsprechend den Anforderungen der Kunden manuell formatieren und die Dokumente dann einzeln an die jeweiligen Kunden verschicken. Zudem wurden die mühsam gesammelten Nachhaltigkeitsdaten nicht an einem zentralen Ort gespeichert, sondern nur für punktuelle Antworten verwendet.

Angesichts des enormen Aufwands, der mit der Erfüllung zahlreicher Kundenanforderungen verbunden war, ohne dass die wertvollen Nachhaltigkeitsdaten wiederverwendet oder an anderer Stelle genutzt werden konnten, erkannte das Team, dass sich etwas ändern musste.

Die Lösung

Der Sunhat-Moment

Aus diesem Grund hat sich Rehm & Co. für Sunhat entschieden, um die Effizienz bei der Erfüllung der Nachhaltigkeitsanforderungen ihrer Kunden zu steigern und das Potenzial ihrer Nachhaltigkeitsdaten zu nutzen.

Mit Sunhat ist das Team von Rehm & Co. nun in der Lage, die Sammlung von Antworten und Nachweisen von ihrem Produzenten-Netzwerk zu automatisieren. Außerdem können sie Informationen strukturiert überprüfen und gewinnen wichtige Erkenntnisse über die Lieferkette. So ermöglicht Sunhat es ihnen, effizient über den Fortschritt ihrer ESG-Maßnahmen berichten und ihre hohen ethischen und nachhaltigen Standards nachweisen.

Rehm & Co. sehen den größten Produktivitätsgewinn darin, dass die gesammelten Daten jeder Zeit genutzt werden können, um Anfragen mehrerer Kunden zu bearbeiten. Nun kann sich das Team wieder dem Ausbau des nachhaltigen Geschäfts widmen und wirksame Veränderungen vorantreiben, während ihre Daten automatisch von Sunhat erfasst und gepflegt werden.

Wie Rehm & Co. Sunhat nutzt

Um die gesammelten Daten zu pflegen und auf dem neuesten Stand zu halten, verwenden sie automatische Collection-Tasks in Sunhat. Auf der Grundlage dieser eingestellten Collection-Tasks werden die externen Partner regelmäßig daran erinnert, Nachhaltigkeitsdaten und Informationen zur Überprüfung des Fortschritts und Berichterstattung zu liefern.

Die intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche von Sunhat erleichtert die Zusammenarbeit mit den externen Partner und Lieferanten bei der Bearbeitung von Kundenanfragen.

Alle gesammelten Nachhaltigkeitsdaten und -dokumente werden im zentralen Arbeitsbereich von Sunhat gespeichert. Auf diese Weise können die Antworten früherer Reports direkt verwendet oder geändert werden, um ähnliche Fragebögen von anderen Kunden und Stakeholdern zu beantworten. Die Antworten an die Kunden werden in kürzester Zeit in das erforderliche Format umgewandelt und über das System verschickt.

Das Software-Onboarding erfolgte in enger Zusammenarbeit mit dem Sunhat-Team, bestehend aus Nachhaltigkeits- und Compliance-Experten, die gemeinsam mit Rehm & Co. die Produktumgebung so eingerichtet haben, dass sie den Bedürfnissen des Unternehmens optimal entspricht. Der regelmäßige Austausch und die persönliche Beratunge mit dem Team von Sunhat werden von Rehm & Co. sehr geschätzt.

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Das Ergebnis

Skaliertes nachhaltiges Geschäft bei eingesparter Zeit

Rehm & Co. konnten den Zeitaufwand für die Vorbereitung von Antworten für ihre Kunden um 50 % reduzieren. Dies hat ihnen geholfen, ihre Produktivität zu steigern und ihre Ergebnisse in mehreren Bereichen zu verbessern:

• Kundenerfolg: Da die Daten aus früheren Antworten an einem zentralen Ort zur Verfügung stehen, können sie diese nun beim Abschluss von Geschäften mit Unternehmenskunden problemlos nutzen.
• Datenverwaltung: Sie haben bessere Verfahren für die Verwaltung und Pflege von Nachhaltigkeitsdaten und Nachweisunterlagen eingeführt.
• Nachhaltigkeits-Reporting: Sie stützen sich bei der Berichterstattung auf schnell verfügbare Primärdaten und sind nun in der Lage, die Entwicklungen und Ergebnisse ihrer Nachhaltigkeitsfortschritte und ESG-Performance in kürzester Zeit nachzuweisen.

Es ist schön zu sehen, dass der proaktive Austausch von überprüften Nachhaltigkeitsinformationen 95 % unserer Kunden glücklich macht. In der Vergangenheit wurde nach diesen Informationen nicht gefragt und der Informationsaustausch war zu ressourcenintensiv. Aber jetzt sollte sich jeder in der Kaffeebranche, und in jeder anderen Branche mit sensiblen Lieferketten gegenüber sozialen und klimatischen Faktoren, damit befassen.

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Quelle Header-Bild: Rehm & Co. I Ruanda I Women Coffee Extension I Bild: Muraho Trading