Einsatz von Software für einen effizienten EcoVadis-Antwortprozess

EcoVadis - ein weit verbreitetes Nachhaltigkeits-Rating in Lieferketten

Jahr für Jahr investieren viele Unternehmen viel Zeit, Geld und Ressourcen in die Durchführung des EcoVadis Nachhaltigkeits-Ratings. 

Ein EcoVadis-Rating ist ein wichtiger und oft erforderlicher Indikator, der sich auf aktuelle und zukünftige Kundenbeziehungen auswirkt. Nachhaltigkeitsbewertungen wie EcoVadis werden für große Unternehmen mit globalen Lieferketten zur gängigen Praxis. Darüber hinaus ermöglicht die heutige Technologie den sofortigen Austausch von Informationen zwischen beliebigen Punkten auf der Welt, so dass Ihre Kunden schnelle und professionelle Antworten auf Fragen zum Thema Nachhaltigkeit erwarten können.

In diesem Artikel lernen Sie einige Best Practices kennen, mit denen Sie die Antwortzeit auf den EcoVadis-Fragebogen verkürzen und - was noch wichtiger ist - den immensen Zeit- und Energieaufwand verringern können, den Ihr Team jedes Jahr für diese Aufgabe aufwendet. 

Die jährliche Beantwortung des EcoVadis-Fragebogens

Der jährliche Prozess beginnt in der Regel mit der Abstimmung im Team, idealerweise einige Monate im Voraus, um sicherzustellen, dass Ihre Unternehmensdokumente parat und auf dem neuesten Stand sind. Sie sollten die aktuellsten Nachhaltigkeitskennzahlen enthalten und alle EcoVadis-Richtlinien befolgen. Nachdem Sie den mehrere Dutzend Seiten umfassenden Fragebogen heruntergeladen haben, gehen Sie Frage für Frage durch und tauschen sich per E-Mail mit Ihren Kollegen aus, bis der Fragebogen vollständig ausgefüllt ist. 

Insgesamt ist der Prozess zur Beantwortung des EcoVadis-Fragebogens ist anspruchsvoll, langwierig und zeitaufwändig. 

Das Wissen um den Wert und die Relevanz eines EcoVadis-Ratings ist Ansporn genug, um sich jedes Jahr aufs Neue für dessen Vervollständigung einzusetzen. Mit Transparenz und der Verpflichtung zu nachhaltigkeitsorientierten Verbesserungen wird Ihr Unternehmen auf dem Markt wettbewerbsfähiger sein .

Der beste Weg, die Beantwortung des EcoVadis-Fragebogens zu beschleunigen, ist der Einsatz von Software zur Einrichtung effizienter Prozesse für das Management von Fragen und Antworten.

Wie Automatisierungssoftware hilft, die Herausforderungen des EcoVadis-Ratings zu meistern 

Selbst als Unternehmen, das bereits Erfahrung hat, bleibt das Ausfüllen des jährlichen EcoVadis-Fragebogens Jahr für Jahr eine Herausforderung. Einige der Hindernisse, bei deren Überwindung Ihnen Automatisierungssoftware helfen kann, sind:

1. Suche und Aktualisierung von früheren Antworten
2. Zusammenarbeit und Verteilung des Workloads
3. Zuordnung und Pflege der Dokumentation
4. Einhaltung der Anforderungen an die Dokumentation
5. Aufbewahrung aktueller Dokumentation
6. Vorbeugen von Antwortunsicherheiten

In diesem Abschnitt werden wir uns mit jeder dieser Herausforderungen befassen und Best Practices zur Optimierung des EcoVadis-Antwortprozesses mit Software vorstellen.

Suche und Aktualisierung von früheren Antworten 

Herausforderung: Die EcoVadis-Plattform speichert nicht alle Ihre Antworten auf Fragen aus den Vorjahren. Auch in unternehmensinterne Systemen werden die Antworten auf die EcoVadis-Fragebögen oder auf ähnliche Nachhaltigkeits-Fragebögen aus dem laufenden Jahr nicht gespeichert. Infolgedessen müssen Sie bei vielen Fragen jedes Mal von vorne beginnen, was es schwierig macht, sich an die genauen Antworten vergangener Fragebögen zu erinnern oder diese zu finden. Dabei könnten diese oft nach einer einfachen Aktualisierung des Inhalts und der Werte wiederverwendet werden.  

Best Practice Richten Sie ein System ein, das alle Ihre Antworten aus früheren Fragebögen strukturiert und speichert und kontinuierlich mit jeder neu eingehenden Frage aktualisiert. Durch das Speichern früherer Antworten, die einfache Suche und das Vorschlagen von Antworten auf der Grundlage vorhandener Daten kann die Software von Sunhat Ihre Produktivität deutlich steigern. Auf der Grundlage Ihrer bisherigen Antworten können Sie entscheiden, ob Sie die Antwort erneut verwenden oder in einer zukünftigen Antwort verbessern und aktualisieren möchten. 

Wenn Sie EcoVadis zum ersten Mal beantworten: 

Da die EcoVadis-Fragen in der Regel nach Unternehmensrichtlinien ("Policies"), Maßnahmen ("Actions") und wichtigen Leistungsindikatoren ("Key Performance Indicators" oder kurz "KPIs") gegliedert sind, sollten Sie sich bei der Vorbereitung Ihrer Antworten an diese Struktur halten:

1. Policies: Formalisierte, regelmäßig überprüfte Erklärungen mit qualitativen und/oder quantitativen Zielen, die die Verpflichtung zur Nachhaltigkeit widerspiegeln und die Zuständigkeiten bis hin zu Definitionen von Maßnahmen zur Einhaltung umfassen.
2. Actions: Maßnahmen oder Aufgaben, die durchgeführt und kontrolliert werden müssen, um die Richtlinie zu erfüllen. Sie müssen regelmäßig überprüft werden und beschreiben, wie sie zur Minderung des Risikos beitragen.
3. Key Performance Indicators (KPIs): KPIs sind die Ergebnisse oder Resultate von Maßnahmen oder Aufgaben, über die Sie unter Anführung entsprechender Nachweise berichten können. 

Die in Sunhat eingebetteten Templates (Vorlagen) leiten Sie durch den Prozess und helfen Ihnen, potenzielle Lücken in einem bestimmten Bereich aufzudecken. Konzentrieren Sie sich zunächst auf die Bereiche, in denen Sie Daten und Nachweise von Ihren Kollegen oder Geschäftspartnern sammeln müssen, da dies am längsten dauert und Follow-Ups erfordert. 

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Erstellen Sie auf Basis dieser Struktur eine Checkliste mit den erforderlichen Antworten und Unterlagen, die als Nachweise verwendet werden sollen, und berücksichtigen Sie dabei die folgenden Fragen:

• Welche Antworten und Belege kann ich sofort vorlegen? 
• Welche Maßnahmen werden bereits durchgeführt, sind aber noch nicht dokumentiert?
• Wo muss ich meine Kollegen oder Geschäftspartner bitten, Antworten und/oder Nachweise zu liefern?
• Welche Nachweise müssen aktualisiert werden? 
• Welche Nachweise müssen von einer Führungskraft in Ihrem Unternehmen oder einem unabhängigen Dritten genehmigt werden? 
• Sind alle Dokumente korrekt formatiert? Zeigen sie mein Firmenlogo, das Datum der Einführung und der letzten Überarbeitung sowie eine Unterschrift der Geschäftsleitung?

Zusammenarbeit und Verteilung des Workloads

Herausforderung: Obwohl mehrere Kollegen mit der EcoVadis-Plattform arbeiten können, bleibt die interne Kommunikation beim Sammeln und Vorbereiten der Antworten zum Ausfüllen des Fragebogens eine Herausforderung. Der Vorbereitungsprozess erfolgt häufig durch die Erstellung von intern geteilten Excel-Tabellen, die gemeinsam bearbeitet werden, um dann das Resultat zurück in die EcoVadis-Plattform zu übertragen. Bei so vielen Schritten allein zur Vorbereitung Ihrer Antworten ist dieser Prozess so mühsam, wie er klingt. Außerdem kann es schwierig sein, die  einzelnen Fragen klar aufzuteilen und den Überblick darüber zu behalten, welche Fragen bereits beantwortet wurden. 

Best Practice: Hier finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie Aufgaben rund um die Sammlung von Nachweisen in Sunhat managen und steuern können:

• Weisen Sie ganzer Fragen und  Zuständigkeiten über das System an andere Personen zu, die für die Erbringung der angeforderten Antworten und Nachweise verantwortlich sind 
• Verwenden Sie die Kommentarfunktion mit den Fragen, um Ihren Mitarbeitern Ziele und Erwartungen in Bezug auf die einzelnen Fragen klar zu vermitteln
• Strukturieren Sie den gesamten Workload und steuern Sie diesen zentral, um den Überblick über alle zu erledigenden Aufgaben zu behalten
• Legen Sie Fristen für die Sammlung und/oder das Update von Antworten und Nachweisen fest
• Versenden Sie automatisiert regelmäßige Reminder und Follow-Ups

Mit einem System und Arbeitsbereich, das eine einfache Zusammenarbeit bietet und somit weniger Zeit zwischen den einzelnen Kommunikationsvorgängen erfordert, können Sie sofort loslegen und Ihren EcoVadis-Fragebogen effizient ausfüllen. Eine nahtlose Kommunikation ist der Schlüssel zur effizienten und standardisierten Beantwortung von Fragen und gewährleistet, dass die Antworten und Dokumente den EcoVadis-Richtlinien entsprechen.

Zuordnung und Pflege der Dokumentation

Herausforderung: Es ist sehr zeitaufwendig, herauszufinden, welche Dokumente für jede Frage hochgeladen werden müssen. Einerseits kann ein und dasselbe Dokument als Nachweis für viele verschiedene Fragen verwendet werden, muss aber dennoch jedes Mal der entsprechenden Frage beigefügt und hochgeladen werden. Andererseits erfordern einige Fragen möglicherweise mehrere Dokumente, um die Frage vollständig zu beantworten.

Best Practice: Die Verwaltung ganzer Dokumente in einem zentralen System kann Ihnen helfen, für jede Frage den passenden Kontext zu finden. Indem das automatisierte System von Sunhat die richtigen Seitenzahlen und Absätze aus der Dokumentation basierend auf früheren Fragen und Antworten findet, nimmt es Ihnen diese redundante Aufgabe ab. Anstatt jedes Jahr aufs Neue die richtigen Berichte und Absätze für jede Frage zu finden,  verknüpft die Software die Dokumente mit bestimmten Fragen. Darüber hinaus erinnert das System Sie daran, die erforderlichen Unterlagen im laufenden Jahr zu aktualisieren.

Einhaltung der Anforderungen an die Dokumentation

Herausforderung: EcoVadis bietet eine ausführliche Liste der erlaubten und nicht erlaubten Dokumenttypen. Bei den Dokumenten muss es sich um formelle Firmendokumente handeln, die kürzlich mit offiziellen Unterschriften aktualisiert wurden und den EcoVadis-Richtlinien für Größe und Format entsprechen. Es kann leicht passieren, dass man eine der Anforderungen übersieht und riskiert, dass eine Frage, die dieses Dokument verwendet, nicht bewertet wird.

Best Practice: Für die Erstellung neuer Dokumente stellt die Softwarelösung von Sunhat Vorlagen bereit, die Sie bei der Erfüllung der EcoVadis-Anforderungen unterstützen. Genauso wichtig ist es, dass Sie Ihre gesamte Dokumentation auf dem neuesten Stand halten. Auch dabei kann die Software unterstützen, indem sie auf mögliche Inkompatibilitäten oder notwendige Aktualisierungen hinweist. 

Um die Dokumentationsrichtlinien von EcoVadis zu befolgen:

1. Stellen Sie sicher, dass alle Nachhaltigkeitsnachweise den Namen des Unternehmens, das Logo, das Datum der Umsetzung/der letzten Überprüfung und die Person, die sie genehmigt hat, enthalten.
2. Beachten Sie, dass die Nachweise mindestens drei Monate vor der Beantwortung des EcoVadis-Fragebogens in Kraft sein müssen und nicht zum Zweck der Beantwortung von EcoVadis erstellt werden dürfen.
3. Kennen Sie die Gültigkeitsrichtlinien für die EcoVadis-Dokumentation und aktualisieren Sie Ihre Nachweise entsprechend
   -> Allgemeine Dokumentation (z. B. Richtlinien, Verfahren) ist 8 Jahre lang gültig
   -> KPI-Berichte sind 2 Jahre lang gültig

Beachten Sie, dass Sie mit konsolidierten Berichten wie Ihrem Nachhaltigkeitsbericht eine hohe Punktzahl erreichen können, während die Einreichung kombinierter Dokumente, die aus verschiedenen Unterdokumenten bestehen, nicht zulässig ist. Laut EcoVadis werden die letztgenannten Dokumente nur zum Zweck des Ratings erstellt und basieren daher nicht auf einem soliden Nachhaltigkeits-Managementsystem. 

Tipp: Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente bereits vorhanden, gut strukturiert und für die Beteiligten leicht zugänglich sind. Darüber hinaus sollten die Dokumente die Umsetzung von Unternehmensrichtlinien (Policies) mit Verfahren, Umsetzungsplänen oder Arbeitsanweisungen unterstützen und aktuell sein. 

Aufbewahrung aktueller Dokumentation

Die Herausforderung: Ohne ein gutes System zur Speicherung von Unterlagen und Daten müssen Sie viel Zeit aufwenden, um Informationen zu sammeln und die erforderlichen Dokumente wiederzufinden. Viele der für den Fragebogen benötigten Daten und Unterlagen stammen aus verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens wie der Personalabteilung, der Geschäftsleitung usw. Daher ist es sehr zeitaufwändig und erfordert oft viele E-Mails, um jedes Jahr aktualisierte Daten und Unterlagen zu beschaffen.

Beste Praxis: Ein zentraler Ort, an dem Sie alle Ihre Unterlagen aufbewahren können und der für alle zuständigen Mitarbeiter zugänglich ist, macht das Hin und Her von E-Mails zwischen Ihrem Nachhaltigkeitsteam und anderen Abteilungen überflüssig. Auf diese Weise haben Sie immer Zugriff auf frühere oder neue Versionen der Dokumentation. Mit dem System von Sunhat können Sie die Zuständigkeiten verteilen, so dass jeder einen eigenen Schwerpunktbereich enthält und Änderungen sofort vornehmen und einsehen kann.

Vorbeugen von Antwortunsicherheiten

Herausforderung: Wir sind alle nur Menschen, und bei einem Fragebogen, der mehr als 100 Seiten umfassen kann, können leicht Fehler bei der Beantwortung, dem Anhängen der richtigen Unterlagen oder beim Upload aktueller Informationen auftreten. Da der EcoVadis-Fragebogen keinen direkten Feedback-Mechanismus enthält, werden Sie nicht benachrichtigt, wenn Sie einen nicht kompatiblen Beleg einreichen. Dies kann dazu führen, dass Sie von den Experten für diese Frage keine Punkte erhalten, obwohl die entsprechenden Nachweise möglicherweise an anderer Stelle vorgelegt wurden oder die Kennzahl einer weiteren Aktualisierung bedurfte.

Best Practice: Mit der Sunhat können Sie Kontroll- und Genehmigungsmechanismen für jede Frage einführen, um die Antworten und die entsprechenden Nachweise zu überprüfen. Über die Software können Sie Update-Fristen einrichten und verfolgen, wann ein Dokument die Gültigkeitsdauer von EcoVadis überschritten hat, um sicherzustellen, dass Sie alle notwendigen Änderungen und Aktualisierungen rechtzeitig und vor der Übermittlung des Fragebogens vornehmen. 

The Sunhat Way🪄

Die Technologie von Sunhat kann Ihnen einen großen Teil der Arbeit abnehmen, wenn Sie die EcoVadis-Rating durchführen. 

Ein automatisiertes System, das Ihnen auf Basis früherer Antworten Vorschläge unterbreitet, all Ihre Antworten und Dokumente verwaltet  und aktualisiert und die Beantwortung von Fragen internen und externen Mitarbeitern zuweist , spart Ihnen viel Zeit ein und verringert Ihre operative Arbeitsbelastung während der Bearbeitung des EcoVadis-Ratings.

Sunhat bietet Ihnen eine solche Lösung. 

Managen Sie Ihre Daten, verteilen Sie Verantwortlichkeiten, mappen Sie Ihre Dokumente und KPIs mit Sunhat, um den Zeitaufwand für die Beantwortung des EcoVadis-Fragebogens zu reduzieren.

👉 Wenn Sie mehr über Sunhat erfahren möchten, fordern Sie eine Demo an oder senden Sie uns eine Nachricht.

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